Blog

Projektmenedzsment szakmai cikkek

Havi mustra – mérni márpedig muszáj!

2015. október 03.

Mérni márpedig muszáj! Rovatvezető: Klimkó Gábor

Köszöntöm a bejegyzés Olvasóit!

Októberre a projektmenedzsment egyik gurujának, Harold Kerznernek „Project Management: Metrics, KPIs, and Dashboards, 2nd ed., Wiley” című művéből szemezgettem. A könyv nem éppen alacsony ára sejteti, hogy slágertémáról van szó. A közszájon forgó szállóige szerint: amit nem tudsz mérni, azt menedzselni sem tudod; így a projektek világában is természetesen vetődik  fel a mérés szükségessége.

Ehhez a kérdéshez kapcsolódik egy projekt előrehaladásának a vezetés számára is értelmezhető szemléltetésnek a problémája, amire a szokásos mérési eszköz a megtermeltérték-módszer (EVM) bevetése. Igen ám, csakhogy e módszer alkalmazásának feltételei vannak, és azok nem minden esetben állnak fenn. Kerzner, elismerve az EVM hasznosságát, amellett érvel, hogy a metrikák (mérőfüggvények, metrics) változhatnak egy projekt lefutása alatt is. Felhívja ugyanakkor figyelmet a mérési programokra vonatkozó számos tévhitre is.

Az Olvasó ne higgyen hát olyan csábos ígéreteknek, mint

  • könnyű a megfelelő metrikákat kiválasztani egy projekt számára
  • azok a jó metrikák, amelyeket a projektszemélyzet teljesítésjelentéseihez lehet kötni;
  • ha már kijelöltük a metrikákat, akkor bárki tudja mérni őket;
  • a metrikákból sosem lehet túl sok;
  • a metrikák menedzselése egyszerű;
  • egy irányítópult (dashboard) segítségével mindig könnyű a metrikákat átlátni és
  • egy irányító pult tervezése egyszerű feladat

A könyv számos lehetséges projektmetrikát ismertet, amelyek persze nem fogják mellbe vágni a vájt fülű közönséget – nincs új a nap alatt.

A nehézség a megfelelő metrikák kiválasztásában rejlik, melyre Kerzner négy általános alapszabályt fogalmaz meg:

  • Csak olyan metrikát használjunk, aminek van értelme, hogy kövessük az értékeit.
  • Bizonyosodjunk meg arról, hogy amit mérünk, azt használjuk is.
  • Győződjünk meg arról, hogy a metrikák valóban leírnak valamit (informatívak).
  • Készítsük fel a projektcsapatot a metrikák használatára, és fogadtassuk el, hogy fontosak.

Egyszerű ez, mondhatnánk – bárcsak így lenne. Saját tapasztalataim szerint kis hazánkban a költségek feszes követése az egyetlen komolyan vett projektmetrika, pedig ez semmit nem árul a projekt eredményességéről és még annál is kevesebbet a hatékonyságáról.

Ha sokféle metrika van, akkor felmerül az a kérdés, hogy melyek „az igazán fontosak”. Ez a gondolat vezet el a teljesítmény kulcsindikátorok (key performance indicators, KPIs) gondolatáig. Kerzner könyvében a jól használható (effective) KPI-k egy tucat jellemzőjét sorolja fel. Ezek egy része igen nehezen váltható aprópénzre – pl. egy jó KPI mindig illeszkedik (aligned) a szervezet stratégiájához és célkitűzéseihez -, és van olyan KPI jellemző is, aminek a bekövetkeztének ellenőrzése pofonegyszerű – pl. mint KPI-nek legyen egy tulajdonosa, aki elszámoltatható a KPI mért értékeiért. Ezen a ponton aztán az is kiderül, hogy nem minden metrika alkalmas KPI-nek.

Ha sikerül a KPI-k alkalmas együttesét kiválasztani, már csak egyetlen lépésre vagyunk a végső céltól. Korunk felsővezetőinek álma egy olyan irányítópult, ami érthetően, gyorsan, szemléletesen és valóságosan mutatja be a futó projektek állapotát – ez valami olyasmi, ami várhatóan csak a mesékben létezik. Novemberben itt folytatjuk…
 

Rovatvezető: Klimkó Gábor, Elnökhelyettes, PMSZ

“Elgondolkodtató egy szakmai baklövésről, vívódásról hallani, amit egy gyakorlott projektvezető követ el. Nem, nem a kárörvendés végett. Az ügy tanulsága miatt. Engem az is energiával tölt fel, ha meghallgatok pár történetet, kézzelfogható dolgot a projektmenedzsment világából. Legyen az bármilyen apró. A történeteknek ereje van. Ami miatt még szeretem őket, hogy emberközeliek, emlékezetesek és rólunk szólnak. Néha édes, de keserű. Mint a Tonik!
A PMSZ Tonik sorozat egy két hetente megjelenő írás, ami röviden, töményen fogalmaz meg eseteket a projektek világából. A középpontban az ember, a csapat és a projektvezetés áll. Nem a kemény módszertanokról szól. A való világot mutatja. Néhány perc alatt elolvasható történetek ezek, melyek frissítően hatnak a napi „robotban” és bízom benne, hogy tanulsággal is szolgálnak. Fogadjátok szeretettel írásaimat!”

Havi mustra – mérni márpedig muszáj!

2015. október 03.

Mérni márpedig muszáj! Rovatvezető: Klimkó Gábor

Köszöntöm a bejegyzés Olvasóit!

Októberre a projektmenedzsment egyik gurujának, Harold Kerznernek „Project Management: Metrics, KPIs, and Dashboards, 2nd ed., Wiley” című művéből szemezgettem. A könyv nem éppen alacsony ára sejteti, hogy slágertémáról van szó. A közszájon forgó szállóige szerint: amit nem tudsz mérni, azt menedzselni sem tudod; így a projektek világában is természetesen vetődik  fel a mérés szükségessége.

Ehhez a kérdéshez kapcsolódik egy projekt előrehaladásának a vezetés számára is értelmezhető szemléltetésnek a problémája, amire a szokásos mérési eszköz a megtermeltérték-módszer (EVM) bevetése. Igen ám, csakhogy e módszer alkalmazásának feltételei vannak, és azok nem minden esetben állnak fenn. Kerzner, elismerve az EVM hasznosságát, amellett érvel, hogy a metrikák (mérőfüggvények, metrics) változhatnak egy projekt lefutása alatt is. Felhívja ugyanakkor figyelmet a mérési programokra vonatkozó számos tévhitre is.

Az Olvasó ne higgyen hát olyan csábos ígéreteknek, mint

  • könnyű a megfelelő metrikákat kiválasztani egy projekt számára
  • azok a jó metrikák, amelyeket a projektszemélyzet teljesítésjelentéseihez lehet kötni;
  • ha már kijelöltük a metrikákat, akkor bárki tudja mérni őket;
  • a metrikákból sosem lehet túl sok;
  • a metrikák menedzselése egyszerű;
  • egy irányítópult (dashboard) segítségével mindig könnyű a metrikákat átlátni és
  • egy irányító pult tervezése egyszerű feladat

A könyv számos lehetséges projektmetrikát ismertet, amelyek persze nem fogják mellbe vágni a vájt fülű közönséget – nincs új a nap alatt.

A nehézség a megfelelő metrikák kiválasztásában rejlik, melyre Kerzner négy általános alapszabályt fogalmaz meg:

  • Csak olyan metrikát használjunk, aminek van értelme, hogy kövessük az értékeit.
  • Bizonyosodjunk meg arról, hogy amit mérünk, azt használjuk is.
  • Győződjünk meg arról, hogy a metrikák valóban leírnak valamit (informatívak).
  • Készítsük fel a projektcsapatot a metrikák használatára, és fogadtassuk el, hogy fontosak.

Egyszerű ez, mondhatnánk – bárcsak így lenne. Saját tapasztalataim szerint kis hazánkban a költségek feszes követése az egyetlen komolyan vett projektmetrika, pedig ez semmit nem árul a projekt eredményességéről és még annál is kevesebbet a hatékonyságáról.

Ha sokféle metrika van, akkor felmerül az a kérdés, hogy melyek „az igazán fontosak”. Ez a gondolat vezet el a teljesítmény kulcsindikátorok (key performance indicators, KPIs) gondolatáig. Kerzner könyvében a jól használható (effective) KPI-k egy tucat jellemzőjét sorolja fel. Ezek egy része igen nehezen váltható aprópénzre – pl. egy jó KPI mindig illeszkedik (aligned) a szervezet stratégiájához és célkitűzéseihez -, és van olyan KPI jellemző is, aminek a bekövetkeztének ellenőrzése pofonegyszerű – pl. mint KPI-nek legyen egy tulajdonosa, aki elszámoltatható a KPI mért értékeiért. Ezen a ponton aztán az is kiderül, hogy nem minden metrika alkalmas KPI-nek.

Ha sikerül a KPI-k alkalmas együttesét kiválasztani, már csak egyetlen lépésre vagyunk a végső céltól. Korunk felsővezetőinek álma egy olyan irányítópult, ami érthetően, gyorsan, szemléletesen és valóságosan mutatja be a futó projektek állapotát – ez valami olyasmi, ami várhatóan csak a mesékben létezik. Novemberben itt folytatjuk…
 

Rovatvezető: Klimkó Gábor, Elnökhelyettes, PMSZ