Blog

Projektmenedzsment szakmai cikkek

Havi mustra – Projektmenedzsment mint szolgáltatás

2016. szeptember 29.

Havi mustra – Projektmenedzsment mint szolgáltatás. Rovatvezető: Klimkó Gábor

Köszöntöm a bejegyzés Olvasóit!

Nemrégiben tallózgatva a projectmanagement.com honlapon akadtam rá Jiwat Ram posztjára a Project Management as a Service (PMaaS) fogalmáról, amelyet a szerző „kialakulóban levőnek” (emerging approach) minősített. A szerző matematikusi precizitással vetekedő meghatározást kísérelt felállítani a PMaaS fogalmára. Eszerint „a PMaaS egy szervezet projektmenedzsment tevékenységeinek eredményességét javító olyan megközelítés, ahol a szervezet belső képességeit külső szolgáltatók szakértelmével és műszaki megoldásaival integrálják annak érdekében, hogy a projekt teljes életciklusa alatt megvalósuljon a szükségletek által vezérelt erőforrás-beszerzés, -használat és –menedzselés; a projekt valós idejű követése; valamint a problémák és az ismert kockázatok szükség szerinti kezelése”. (Eredetiben: 'we can define PMaaS as an approach to improve the effectiveness of project management within an organization by integrating internal capabilities with expertise and technological solutions from external service providers for demand-driven resource procurement, utilization and management; and real-time project monitoring and on-demand troubleshooting of issues and known risks throughout the project lifecycle.' Bízom benne, hogy jól fordítottam Ram szavait.)

A fentieket érthetjük egyrészt úgy, hogy a PMaaS tulajdonképpen kiszervezett projektmenedzsment  (outsourced project management). Ennek egy szűkebb értelmezése, amikor csak projektmenedzsert bérelnek; ez abban tér el a szabadúszó projektmenedzser /freelance project manager/ munkaszerződéses alkalmazásától, hogy a szervezet a szolgáltatóval (rendszerint egy tanácsadó céggel) köt szerződést, és a szolgáltató biztosítja a kért szakértelmű és tapasztalatú projektmenedzsert. Ilyen szolgáltatás létezik, jómagam is hallottam magyarországi esetekről.

Egy kívülről érkező, bérelt projektmenedzser számára kihívás lehet a beosztottjainak a vezetése, kérdés ugyanis, hogy tud-e velük kommunikálni, illetve miként és mivel fogja őket motiválni. A külsős projektmenedzser számára ismeretlen belső dolgozókkal akkor egyszerű dolgoztatni, ha az elvégzendő munka nem túlzottan kreatív természetű, az előrehaladása objektíven ellenőrizhető és a munkaerő könnyen cserélhető. Jó példa ilyen feladatra a homokzsákhordatás, vagy a regressziós tesztelés, ahol inkább korbácsos hajcsárra, és nem karizmatikus művészlélek menedzserre van szükség. Ezzel szemben egy innovatív feladat, például zöldmezős szoftverfejlesztés esetében a fejlesztők hely- és technológiaismeretét rendszerint nehéz kiváltani. Ilyen esetben jóval körültekintőbb módon kell a projektmenedzsernek a konfliktusokat kezelnie.

A PMaaS másik, vélhetőleg jóval elterjedtebb és kézenfekvőbb értelmezése a manapság divatos Software as a Service (SaaS) fogalom mögött rejtezik, lásd Elizabeth Harrin posztját. Az SaaS konstrukcióban a felhasználó a szoftvert lényegében bérli, oly módon, hogy minimális a felhasználó által biztosítandó erőforrás mennyisége, gyakran elég egy böngésző. A szolgáltatás nyújtó kiszolgálók a (számítástechnikai) felhőben érhetők el. Tipikus példája a SaaS-nak a Google Docs vagy a Microsoft Office 365, ahol az irodai programcsomag elemeit felhasználó távolról éri el.

Számos, a projektmenedzsment tevékenységeket felhőből támogató tervező és követő eszköz érhető el a piacon, amint az például a Capterra, vagy akár a német szakhonlap enyhén reklámízű gyűjteményéből kiderül. Az eszközök funkcionalitása és szolgáltatásuk szintje terén természetesen nagyok a különbségek.

A szoftverfejlesztő cégek rendszerint azzal próbálják az SaaS használatára rávenni a felhasználókat, hogy az olcsóbb, jól tervezhető finanszírozással használható, azaz a költségcsökkentés ideális eszköze. Ez rövidtávon igaz is lehet, viszont a bérelt eszköz használati életciklusának meghatározását a szolgáltatóra bízza. A projektmenedzsment SaaS ügyfelek becsalogatása gyakran az ún. „freemium” üzleti modellel történik, ahol a korlátozott funkcionalitást ingyen, garancia nélkül adják, míg a garantált szolgáltatást pénzért. Különösen nagy lehet a kísértés a viszonylag kevés fővel dolgozó, kicsi tőkeerejű szervezetek számára, hogy projektmenedzsment SaaS eszközt használjanak.

Ha valaki a felhőben dolgozik, akkor viszont a saját projektmenedzsment tevékenységeihez kötődő adatait is ott tárolja, és így az összes SaaS-nél szokásos bizalmi és biztonsági kérdés felmerül. Ilyen kérdés, hogy

  • ki ismerheti meg a projektről tárolt adatokat (a terveket és az előrehaladási adatokat);
  • mennyire biztonságos a projekt adatainak a tárolása;
  • hol kerülnek ténylegesen (fizikailag) az adatok tárolásra (ennek a kérdésnek jogi vonzatai lehetnek);
  • hogyan kapcsolhatók össze (vagy szinkronizálhatók) a projekt adatai más rendszerekben tárolt adatokkal (pl. személyzeti adatok);
  • miként lehet az adatot más formára konvertálni (pl. ütemezési adatokat MS Project-be importálni);
  • milyen esetekre és mekkora kártérítési felelőssége van a szolgáltatónak;
  • jogvita esetén kinek az illetékességét fogadják el a felek

és még számos további. A SaaS-hoz tartozó általános szolgáltatási feltételek persze sok mindenre kitérhetnek, de ez nem teszi egyszerűbbé a helyzetet.

Ha valaki körültekintően szeretne egy projektmenedzsment SaaS eszközt kiválasztani, végig kell járnia a szokásos utat: először tisztáznia kell, hogy milyen funkcionalitásra van szüksége és mennyit tud ennek megszerzésére fordítani. Ezután jöhet a célirányos kutatás a rendelkezésre álló projektmenedzsment SaaS eszközök között, aminek végén várhatóan valamelyik ujját csak meg kell harapnia az eszközre áhítozónak, mert nem lesz optimális megoldás. Csodák ebben az esetben sincsenek.

Rovatvezető: Klimkó Gábor, Elnökhelyettes, PMSZ

“Elgondolkodtató egy szakmai baklövésről, vívódásról hallani, amit egy gyakorlott projektvezető követ el. Nem, nem a kárörvendés végett. Az ügy tanulsága miatt. Engem az is energiával tölt fel, ha meghallgatok pár történetet, kézzelfogható dolgot a projektmenedzsment világából. Legyen az bármilyen apró. A történeteknek ereje van. Ami miatt még szeretem őket, hogy emberközeliek, emlékezetesek és rólunk szólnak. Néha édes, de keserű. Mint a Tonik!
A PMSZ Tonik sorozat egy két hetente megjelenő írás, ami röviden, töményen fogalmaz meg eseteket a projektek világából. A középpontban az ember, a csapat és a projektvezetés áll. Nem a kemény módszertanokról szól. A való világot mutatja. Néhány perc alatt elolvasható történetek ezek, melyek frissítően hatnak a napi „robotban” és bízom benne, hogy tanulsággal is szolgálnak. Fogadjátok szeretettel írásaimat!”

Havi mustra – Projektmenedzsment mint szolgáltatás

2016. szeptember 29.

Havi mustra – Projektmenedzsment mint szolgáltatás. Rovatvezető: Klimkó Gábor

Köszöntöm a bejegyzés Olvasóit!

Nemrégiben tallózgatva a projectmanagement.com honlapon akadtam rá Jiwat Ram posztjára a Project Management as a Service (PMaaS) fogalmáról, amelyet a szerző „kialakulóban levőnek” (emerging approach) minősített. A szerző matematikusi precizitással vetekedő meghatározást kísérelt felállítani a PMaaS fogalmára. Eszerint „a PMaaS egy szervezet projektmenedzsment tevékenységeinek eredményességét javító olyan megközelítés, ahol a szervezet belső képességeit külső szolgáltatók szakértelmével és műszaki megoldásaival integrálják annak érdekében, hogy a projekt teljes életciklusa alatt megvalósuljon a szükségletek által vezérelt erőforrás-beszerzés, -használat és –menedzselés; a projekt valós idejű követése; valamint a problémák és az ismert kockázatok szükség szerinti kezelése”. (Eredetiben: 'we can define PMaaS as an approach to improve the effectiveness of project management within an organization by integrating internal capabilities with expertise and technological solutions from external service providers for demand-driven resource procurement, utilization and management; and real-time project monitoring and on-demand troubleshooting of issues and known risks throughout the project lifecycle.' Bízom benne, hogy jól fordítottam Ram szavait.)

A fentieket érthetjük egyrészt úgy, hogy a PMaaS tulajdonképpen kiszervezett projektmenedzsment  (outsourced project management). Ennek egy szűkebb értelmezése, amikor csak projektmenedzsert bérelnek; ez abban tér el a szabadúszó projektmenedzser /freelance project manager/ munkaszerződéses alkalmazásától, hogy a szervezet a szolgáltatóval (rendszerint egy tanácsadó céggel) köt szerződést, és a szolgáltató biztosítja a kért szakértelmű és tapasztalatú projektmenedzsert. Ilyen szolgáltatás létezik, jómagam is hallottam magyarországi esetekről.

Egy kívülről érkező, bérelt projektmenedzser számára kihívás lehet a beosztottjainak a vezetése, kérdés ugyanis, hogy tud-e velük kommunikálni, illetve miként és mivel fogja őket motiválni. A külsős projektmenedzser számára ismeretlen belső dolgozókkal akkor egyszerű dolgoztatni, ha az elvégzendő munka nem túlzottan kreatív természetű, az előrehaladása objektíven ellenőrizhető és a munkaerő könnyen cserélhető. Jó példa ilyen feladatra a homokzsákhordatás, vagy a regressziós tesztelés, ahol inkább korbácsos hajcsárra, és nem karizmatikus művészlélek menedzserre van szükség. Ezzel szemben egy innovatív feladat, például zöldmezős szoftverfejlesztés esetében a fejlesztők hely- és technológiaismeretét rendszerint nehéz kiváltani. Ilyen esetben jóval körültekintőbb módon kell a projektmenedzsernek a konfliktusokat kezelnie.

A PMaaS másik, vélhetőleg jóval elterjedtebb és kézenfekvőbb értelmezése a manapság divatos Software as a Service (SaaS) fogalom mögött rejtezik, lásd Elizabeth Harrin posztját. Az SaaS konstrukcióban a felhasználó a szoftvert lényegében bérli, oly módon, hogy minimális a felhasználó által biztosítandó erőforrás mennyisége, gyakran elég egy böngésző. A szolgáltatás nyújtó kiszolgálók a (számítástechnikai) felhőben érhetők el. Tipikus példája a SaaS-nak a Google Docs vagy a Microsoft Office 365, ahol az irodai programcsomag elemeit felhasználó távolról éri el.

Számos, a projektmenedzsment tevékenységeket felhőből támogató tervező és követő eszköz érhető el a piacon, amint az például a Capterra, vagy akár a német szakhonlap enyhén reklámízű gyűjteményéből kiderül. Az eszközök funkcionalitása és szolgáltatásuk szintje terén természetesen nagyok a különbségek.

A szoftverfejlesztő cégek rendszerint azzal próbálják az SaaS használatára rávenni a felhasználókat, hogy az olcsóbb, jól tervezhető finanszírozással használható, azaz a költségcsökkentés ideális eszköze. Ez rövidtávon igaz is lehet, viszont a bérelt eszköz használati életciklusának meghatározását a szolgáltatóra bízza. A projektmenedzsment SaaS ügyfelek becsalogatása gyakran az ún. „freemium” üzleti modellel történik, ahol a korlátozott funkcionalitást ingyen, garancia nélkül adják, míg a garantált szolgáltatást pénzért. Különösen nagy lehet a kísértés a viszonylag kevés fővel dolgozó, kicsi tőkeerejű szervezetek számára, hogy projektmenedzsment SaaS eszközt használjanak.

Ha valaki a felhőben dolgozik, akkor viszont a saját projektmenedzsment tevékenységeihez kötődő adatait is ott tárolja, és így az összes SaaS-nél szokásos bizalmi és biztonsági kérdés felmerül. Ilyen kérdés, hogy

  • ki ismerheti meg a projektről tárolt adatokat (a terveket és az előrehaladási adatokat);
  • mennyire biztonságos a projekt adatainak a tárolása;
  • hol kerülnek ténylegesen (fizikailag) az adatok tárolásra (ennek a kérdésnek jogi vonzatai lehetnek);
  • hogyan kapcsolhatók össze (vagy szinkronizálhatók) a projekt adatai más rendszerekben tárolt adatokkal (pl. személyzeti adatok);
  • miként lehet az adatot más formára konvertálni (pl. ütemezési adatokat MS Project-be importálni);
  • milyen esetekre és mekkora kártérítési felelőssége van a szolgáltatónak;
  • jogvita esetén kinek az illetékességét fogadják el a felek

és még számos további. A SaaS-hoz tartozó általános szolgáltatási feltételek persze sok mindenre kitérhetnek, de ez nem teszi egyszerűbbé a helyzetet.

Ha valaki körültekintően szeretne egy projektmenedzsment SaaS eszközt kiválasztani, végig kell járnia a szokásos utat: először tisztáznia kell, hogy milyen funkcionalitásra van szüksége és mennyit tud ennek megszerzésére fordítani. Ezután jöhet a célirányos kutatás a rendelkezésre álló projektmenedzsment SaaS eszközök között, aminek végén várhatóan valamelyik ujját csak meg kell harapnia az eszközre áhítozónak, mert nem lesz optimális megoldás. Csodák ebben az esetben sincsenek.

Rovatvezető: Klimkó Gábor, Elnökhelyettes, PMSZ