A napi munkánkban egyre inkább olyan érzésünk volt, mintha egy végtelen memóriajátékkal próbálnánk boldogulni: mindenki feladatokat osztott ide-oda, de sosem emlékezett rá, ki mit csinál, és mikorra kell velük kész lenni. Amikor a káosz már túl sok lett, rájöttünk, hogy szükség van egy strukturáltabb működésre. Így jött képbe az akkoriban divatos és mások által már sikeresen alkalmazott agilis módszertan, a Kanban – ami valójában egy remek kooperatív társasjáték, amelyet a választott szoftver, a Click Up segítségével játszunk. 

Képzeljük el a Kanbant úgy, mint egy olyan társasjátékot, ahol nincs vesztese a játéknak, csak győztesei. A játéktáblán minden feladat egy kártya, amit oszlopok között mozgatunk. Az oszlopok a mezők a társasjátékban - például a „Tennivaló”, a „Folyamatban” és a „Kész” mezők. A kártyáknak különleges jellemzői is vannak: a határidő, prioritás, becsült óraszám. Mindenki aktív részese a kártyák haladásának a táblán, ahogy folyamatosan közeledünk a győzelemhez – azaz a projekt sikeres befejezéséhez.

Az egész egy igazi csapatmunka. A projektmenedzserek osztják a kártyákat, de a produkciós csapat dönti el, hogy melyik kártyát mikor milyen akciók segítségével mozgatja. Mindenki látja, ki mivel foglalkozik, és nyomon tudjuk követni, hogy ki milyen tempóban halad. Így nincs több „nem kaptam meg az emailt” vagy „nem tudtam, hogy ez sürgős” kifogás!

És mint minden jó társasjátékban, itt is mindannyian izgatottan várjuk a közös cél elérését. A Kanban módszertan bevezetése óta nőtt a hatékonyságunk, átláthatóbbak lettek a feladatok, és gyorsabban reagálunk a változásokra. Kevesebb a stressz, több a rend, és mindenki egyszerre ér be a célba, sőt mi több úgy érezzük, hogy együtt a piaci kihívásokkal szemben is erősödünk ahogy egyre tapasztaltabban űzzük a kisvállalati agilityt. 

Minden kisvállalatnak ajánljuk, hogy merjen belevágni, mert a strukturált rendszer jelentősen növeli a működési rugalmasságot.

Pocsai Rita 
Jacsomedia Digitális Ügynökség