A PMSZ két érintett tagozata közösen kereste a választ erre a kérdésre.  PMSZ 2023. november 28-án első alkalommal szervezett két tagozat közreműködésével közös rendezvényt. Az esemény célja az volt, hogy közös gondolkodást indítson el az uniós projektmegvalósításban érintett szervezetek és piaci szereplők részvételével az adaptív megközelítésről és az agilis eszközök alkalmazhatóságáról ebben a különleges projektkörnyezetben.

A résztvevőket dr. Németh Gabriella, a PMSZ Közszolgálati tagozatának vezetője és Dvorzsák Alexander, a PMSZ Agilis Tagozatának vezetője köszöntötte.

A bevezető előadásban Koplányi Emil (Digitális Kormányzati Fejlesztés és Projektmenedzsment Kft., módszertani szakértő) vázolta fel az uniós források felhasználásával tervezett, illetve végrehajtott közszolgálati, közigazgatási projektek jellemzőit, a pályázati projektmenedzsment sajátosságait.

Dr. Kántor Ákos (Országos Fordító és Fordításhitelesítő Iroda Zrt., vezérigazgatói tanácsadó) egy esettanulmány segítségével mutatta be, milyen kihívásokkal, egyedi feladatokkal jár és milyen szervezeti tapasztalatokat eredményez egy szolgáltatás országos kiterjesztése, együttműködő partner bevonásával. 

A műhelymunka gyakorlati részében a résztvevők egy fiktív projektet elemeztek. A csoportoknak a bemutatott projekt tartalma, célja, sajátosságai alapján kellett olyan agilis eszközöket, módszereket javasolniuk, melyek ebben (és más hasonló jellegű projektek esetében is) sikerrel alkalmazhatóak lennének.

A résztvevők egyetértettek abban, hogy a pályázati felhívások, az érintett szervezetek működését leíró jogszabályi környezet, a beszerzési és szerződési kötöttségek egyedi projektkörnyezetet teremtenek, de számos javaslattal éltek: 

• Az értékteremtési folyamatok, az értéklánc, illetve az ügyfelek, a kiemelt projektérintettek elvárásainak azonosítása nem csak a projekttervezés indulásakor, hanem a megvalósítás teljes időszakában, lehetőleg folyamatosan „visszamérve”.
• Nagyobb fejlesztések esetében érdemes az előkészítést pilot projekt, Proof of concept (POC) megközelítéssel támogatni.
• A projekt elvárt eredményei kapcsán – főleg, ha több projekt sikeres megvalósítása szükséges a sikeres fejlesztéshez – mindenképpen indokolt az elvárt termék képviseletét ellátó felelős, „gazda” kinevezése, aki a projekteken „átívelve”, a projektérintetteket folyamatosan tájékoztatja az előrehaladásról, kezeli a felmerült kérdéseket, igényeket és továbbítja a projekttervezésben és megvalósításban érintett csapatok felé.
• A projektben részt vevő munkatársak folyamatos képzése, szakértői támogatása, új eszközökkel való megismertetése, a tanuló projektszervezet koncepciója ilyen projektkörnyezetben is növeli a projekttagok elkötelezettségét, hatékonyságát.