Köszöntöm az Olvasót! Abban a megtiszteltetésben volt részem, hogy én lehettem a szeptemberi Teadélutánon egy kerekasztal beszélgetésnek a moderátora. A téma a projektmenedzsment nemzetközi elméletek és gyakorlatok összehasonlítása volt ¹, és nagy meglepetésemre a terem szűknek bizonyult, az előzetes regisztrációt úgy zárták le a kollégáim, hogy voltak olyan jelentkezők, akik nem vehettek részt a rendezvényen.

A nagy érdeklődés egyik kiváltó oka az lehetett, hogy az idén két meghatározó forrásműnek is új változata jelent meg. Májusban publikáltálták a PRINCE2 módszer 2017-es változatát ², míg szeptemberben jelent meg a PMBOK hatodik kiadása ³. Mindkét mű esetében talán pontosabb kiegészítésekről, kisebb módosításokról beszélni, mert forradalmi változás a korábbi módszertani keretekhez képest egyikben sem történt. Másutt, másban keresendő az igazi nóvum; a PMBOK-ot az agilis gyakorlat kézikönyvével (Agile Practice Guide) egy csomagban publikálták, míg a PRINCE2 2017 változat esetében a módszer testre szabásához adtak mind elméleti útmutatót, mind bővebb gyakorlati tanácsokat.

A PMBOK újdonságait dióhéjban ismertették a teadélutánon, így ez alkalommal a PRINCE2 változásairól fogok írni. A PRINCE2 mögöttes elvei (principles), témái (themes) és folyamatai (processes) nem változtak, a leírásuk azonban bővebb lett. A témákat ismertető fejezetek kiegészültek egy-egy gyakorlati útmutatót tartalmazó alfejezettel arról, hogy az adott területet miként lehet eredményesen művelni, ezen kívül önálló alfejezeteket szenteltek a terület fontosabb, kritikusnak vélt technikáinak is. Mindezt kiegészíti a használt fogalmak szabatos meghatározása (definition), a kulcsgondolatok (key message) kiemelése, illetve releváns ötletek avagy jó tanácsok (tips) felsorolása, megfelelő tipográfiai kiemeléssel. Például a tervek (Chapter 9. Plans) témája esetében kulcsgondolatként szerepel, hogy olyanok hagyják jóvá a projekttervben szereplő erőforrás-hozzárendeléseket, akik azok felett tényleges diszponálni tudnak is (pp. 95). Ugyanebben a fejezetben található az az ötlet, hogy egy egyszerű projekt esetében a terv is lehet egyszerű, akár egy ellenőrző lista vagy egy diagram a közös munkaszobában található táblán, amit bárki követni tud (pp. 105). A fenti példák jól illusztrálják, hogy milyen mélységeket kapnak az olvasók. Mind a kulcsgondolatok, mind az ötletek eléggé általánosak, viszont józan ésszel könnyen követhetők, a helyességük belátható.

A folyamatok leírásában szintén kapunk ötleteket, valamint újdonságként minden egyes folyamathoz testre szabási ajánlásokat (tailoring guidelines) is. Ezek az ajánlások is rövidek és lényegre törőek, azaz értő szem és fül kell az értelmezésükhöz. Például a projektindítás folyamata (Chapter 14. Starting up a project) esetében az egyik ajánlás az, hogy a befektetés indoklás (business case) egy, a projekt szükségességét indokoló egyszerű mondattól a részletes elemzést és leírást tartalmazó dokumentumig terjedhet (Table 14.7, pp. 177). Az ajánlásokat négy gyakori helyzetben (common situations) is pontosítják. A négy helyzet az egyszerű projekt (simple project) esete, az agilis megközelítésű (agile approach) projekt, a projekt a szállító szemszögéből (project from a supplier perspective) és a projekt, mint egy program része (project within a programme).

Átírták a kézikönyvben a PRINCE2 módszernek egy szervezetben történő testre szabásáról szóló fejezetet (Chapter 21. Considerations for organizational adoption). Ennek az egyik alfejezete anonim példákat és általános útmutatásokat ad, míg a másik alfejezet a módszer bevezetéséhez és működtetéséhez ad javaslatokat, szintén példákkal (mini-esettanulmányokkal) illusztrálva azokat. Az példák leírása persze itt is nyúlfarknyi, és itt is tudni kell olvasni a sorok között.

A kézikönyv függelékeiben részletes és tartalmi kifejtést is magába foglaló dokumentum-tartalomjegyzékek, a módszer szerepeinek leírása, ellenőrzőlisták (health check) a folyamatokhoz, az ISO 21500 és BS6079 szabványokkal való összevetés és egy egyszerű mintaprojekt leírása található. Zárszóként egy szójegyzéket (glossary) és tárgymutatót (index) is kap az olvasó. A gazdag tartalom következménye a nagy terjedelem, a PRINCE2 2017 változat közel négyszáz oldalas könyv lett, amihez meglehetősen borsos áron juthatunk hozzá.

A PRINCE2 2017 változatát elsősorban a tapasztalt projektmenedzsereknek ajánlom a figyelmébe, mert ők az általánosnak tűnő mondatok mögé tudnak látni. Számukra a célirányos, egy adott feladat elvégzéséhez kapcsolódó olvasás lehet a legszerencsésebb módja a kötet forgatásának a mérete miatt. A profik persze lehet, hogy kevés meglepő javaslatot lelnek fel, de könnyen lehet, hogy éppen ez lesz az, ami adott esetben segít helyes vágányra terelni az aktuális projektjüket. Nehéz persze a napi munka szorításából kiszakadni annak, aki felelősségteljes és megterhelő vezetői feladatot lát el. A projektvezetés szakmája iránti alázat azonban azt diktálja, hogy mindig van mit tanulni és azon nincs mit szégyellni.

A kezdők számára pedig egy PRINCE2 tanfolyam kiegészítéseként, vagy éppen a vizsgára való felkészülés segédeszközeként lehet hasznos ez a könyv. Nekik nem biztos, hogy mindig át fog jönni a szavak és a példák mögötti gazdag jelentéstartalom.

Klimkó Gábor

¹ https://www.pmsz.hu/rendezvenyek/pmsz-sajat-esemenyei/projektmenedzsment-szakmai-teadelutan-2017-szeptember-390
² https://www.axelos.com/store/book/managing-successful-projects-with-prince2-2017
³ https://www.pmi.org/pmbok-guide-standards/foundational/pmbok/sixth-edition