Kezdjük az elején. Kik azok a virtuális asszisztensek?  A tévhittel ellentétben a virtuális asszisztensek (VA-k) valódi hús-vér emberek, akik saját maguk számára teremtettek vállalkozói lehetőséget. Általában olyan emberekről van szó, akik életkörülményeik megváltozása miatt otthonukból dolgoznak, és vállalkozóként egyenrangú partnerként nyújtanak szolgáltatásokat cégeknek és vállalkozóknak szaktudásuk és tapasztalatuk alapján. 2017-ben (5 évvel ezelőtt, a témában végzett kutatásom esszenciájaként) így definiáltam a virtuális asszisztenseket:

„A virtuális asszisztens egy gyűjtőfogalom, amit azokra a magasan képzett szakemberekre használunk, akik virtuálisan, távolról segítenek egy-egy vállalkozásnak (vagy akár többnek is), támogatják annak működését. A virtuális asszisztensek szakosodhatnak képzettségüknek, tapasztalatuknak, érdeklődési körüknek megfelelően.”

Az évek során rendszeresen ellenőriztem, hogy ez a definíció megállja-e a helyét, és legújabb eredményeinket 2025. március 22-én fogjuk bemutatni a VA konferencián. A kutatások eredményei alátámasztják, hogy a VA-k szerepe folyamatosan bővül, és jelentős értéket kínálnak több területen is, így a projektmenedzsmentben is.

Miért érdekesek a VA-k a projektmenedzserek számára?

Bár az AI és az automatizáció számos feladatot képes megoldani, továbbra is szükség van emberi interakcióra, hogy könnyebben eligazodjunk a digitális világban. A VA-k, akik szakértelmet szereztek az online felületek kezelésében, jelentős időmegtakarítást és hatékonyságnövekedést nyújtanak. Ezen túlmenően számos területen játszhatnak kulcsszerepet a projektek sikerében és a transzformációs programokban.

A VA-k szerepe a projektekben és transzformációs programokban

A virtuális asszisztensek feladatai a projekt asszisztensek és koordinátorok hagyományos szerepkörén is túlmutatnak. Támogatják a projekttervezést, segítenek a mérföldkövek és határidők azonosításában, és megkönnyítik a kommunikációt az érintettek között. Riportokat és dokumentumokat készítenek, emellett optimalizálják a folyamatokat, ami lehetővé teszi a hatékonyabb előrehaladást.

Az egyik legnagyobb előnyük azonban, hogy külső szemlélettel érkeznek a szervezetekhez vagy vállalkozásokhoz. Ez a nézőpont különösen hasznos a változásmenedzsment során, mivel könnyebben felismerhetik és kommunikálhatják a szükséges változtatásokat. A megszokásból fakadó belső vakság gyakran megnehezíti a cégek számára, hogy azonosítsák azokat a pontokat, ahol fejlesztésekre van szükség. A virtuális asszisztensek friss és pártatlan perspektívájuk révén rávilágíthatnak ezekre a rejtett problémákra, és hatékonyan közvetíthetik a változás szükségességét az érintettek felé.

A változásmenedzsmentben a VA-k képesek kezelni az érintetteket, kommunikációs stratégiákat végrehajtani és gördülékenyen lebonyolítani szervezeti átszervezéseket. Továbbá, külsős státuszukból adódóan kevésbé érintettek a szervezeti hierarchiák által, ami elősegíti a nyíltabb és konstruktívabb párbeszédet a változásokkal kapcsolatban. A portfóliókezelésben is nagy segítséget nyújtanak: támogatják a projektek priorizálását, nyomon követik a költségeket és erőforrásokat, valamint adatokat gyűjtenek és vizualizálnak, elősegítve a gyors döntéshozatalt.

Konkrét előnyök

• Időmegtakarítás: A VA-k támogatják az automatizáció bevezetését és optimalizálását, valamint ütemezési és emlékeztető funkciókkal biztosítják, hogy semmi fontos ne maradjon ki.
• Hatékonyságnövekedés: A központi információkezelés és a folyamatok optimalizálása hozzájárul a produktívabb működéshez.
• Kommunikáció javítása: Az információk megosztása és a csapatkohézió erősítése a VA-k szakterülete.
• Költséghatékonyság: Rugalmas és skálázható megoldásokat kínálnak, csökkentve a működési költségeket.

Összegzés
A virtuális asszisztensek olyan digitális kompetenciákkal és tapasztalatokkal rendelkeznek, amelyek révén hatékonyabbá és eredményesebbé teszik a projektmenedzserek munkáját. Akár a tervezési folyamatok támogatásában, akár a változáskezelés vagy portfóliómenedzsment terén, a VA-k nélkülözhetetlen eszközt kínálnak a modern projektmenedzsment kihívásainak megoldására.

Kiss-Márton Adrienn

Fotó: Karolina Grabowska (7195310, pexels)