Hírek

Havi mustra a koronavírusos idők tanulságainak gyűjtéséről

2020. május 07.

Köszöntöm az Olvasót!

Továbbra is a COVID-19 vírus által okozott világjárvány áll az újságok, honlapok címoldalain, így a trendhez igazodva, ehhez kapcsolódó témát választottam májusra is. Már elég sok idő telt el a járvány kitörése kezdete óta ahhoz, hogy elkezdjük felmérni a tapasztalatokat és összegyűjteni a bevált gyakorlatokat. Elkezdtem hát keresgélni ilyesmit a világhálón, de nagyon keveset találtam[i] - vagy rossz kereső szavakat használtam, vagy mások még nem tartják ezt időszerű kérdésnek.

Így kiindulásnak kénytelen voltam a saját józan eszemre hagyatkozni. Elvben a járvány alatt a projektmenedzsment művelése során tapasztalt eseteket a használt régi, új vagy újszerű eszközök és technikák, valamint a használat kontextusa alapján több kategóriába oszthatjuk:

  1. Vannak olyan esetek, amelyek technikái beváltak, eredményesnek bizonyultak, és talán már jó lett volna régóta élni velük. Ilyen lehet például a rendszeresen ismétlődő, rutinjellegű döntések meghozatalára hivatott távértekezletek használata; vagy a napi munkában dedikált idősávok rögzítése (a rendszeres megszakítás sorozatának elszenvedése helyett). Ezekben esetekben olyasmit sikerült megtanulni, amit érdemes lehet a későbbiek során is használni; az értékelés során persze további szempontok is felmerülhetnek, mint egy technika, vagy eszköz igénybevételének az ára.
     
  2. Vannak azok az esetek, amikor egy eszköz vagy technika az alkalmatlannak bizonyult az adott feladat megoldására. Ilyesmi lehet a stratégai döntések meghozatalának megkísérlése egy távértekezleten. Ezek az esetek arra emlékeztetnek, hogy milyen körülmények között mit nem érdemes vagy nem szabad csinálni.
     
  3. És végül vannak azok az esetek, amikor kevés még a tapasztalat annak eldöntéséhez, hogy ez jó volt vagy sem; volt, amikor segített; volt, amikor nem. Ilyen lehet például egy távértekezlet hanganyagának rögzítése, emlékeztető írása helyett. Ezek az esetek feljegyzendők, abban a reményben, hogy van még bennük potenciál.

Ha valaki a PMBOK világában szocializálódott, a fentiek olvasatán a fejéhez kaphat, hogy de hiszen ez nem más, mint a PMBOK hatodik kiadásában megjelenő új, a 4.4. A projekttudás-menedzsment nevű folyamat [ii] egyik feladata! A projekttudás-menedzsmentnek ugyanis kimenete a tanulságok nyilvántartása [iii]. A figyelmes Olvasó azt is észreveheti, hogy ez a feladat nem projekt-, hanem szervezetszintű, azaz valójában a projektiroda keretein belül érdemes művelni. Az agilis szemléletért lelkesedő, vagy éppen a tudományoskodó habitusú olvasók kedvéért pedig a tapasztalatok kiértékelését hívhatjuk akár sprint retrospektívnak (csak most éppen egy ad-hoc sprintről van szó). Így aztán az egyszeri projektmenedzser elégedetten és megnyugodva dőlhet hátra: a világ a helyére zökkent, az eddig bevált szakmai szakácskönyvek receptjei lám, most is használhatók. Nincs más feladat, mint dolgozni tovább, a megfelelő hangsúlyok figyelembevételével.

A járványban most következő szakaszok természetéről egyelőre leginkább találgatások vannak. Ami biztos, hogy a vírus ellen jelenleg még nincs se orvosság, se oltás; azaz még újra ránk köszönhetnek nehéz napok. Ezért is érdemes a puskaport szárazon tartani, meg talán azért is, mert abban szinte  teljeskörű egyetértés van, hogy a járvány végérvényesen megváltoztatja a világunkat, így a projektmenedzser hétköznapjait is.

A javaslat tehát az, hogy most, amikor a projektek már több mint egy hónapja zakatolnak az új, ránk kényszerített keretek között, itt az ideje leülni és megbeszélni az eddigi munkatapasztalatokat. A régi és jól bevált IBM-es technikát ajánlom mindenki figyelmébe: gyűjtse össze, hogy mi az a három dolog, amit projektmenedzserként a járvány után is így fog csinálni; és mi az a három, amit soha többé!

Munkára fel hát, nézzenek hátra és a látottakat használják fel bölcsen az elkövetkező hetekben, hónapokban! Ne feledkezzenek el arról sem, hogy pár nap múlva, ha személyesen nem is, de újra találkozhatunk a májusi virtuális Körkapcsolásunkon. Remélem, minél több lesznek távolról jelen!

Klimkó Gábor

___________________________
[i] lásd https://www.techrepublic.com/article/how-to-use-remote-collaboration-now-and-after-the-coronavirus- pandemic/
[ii] lásd https://mersz.hu/hivatkozas/m663pmbok6_125#m663pmbok6_125
[iii] lásd https://mersz.hu/hivatkozas/m663pmbok6_138#m663pmbok6_138