Hírek

Havi mustra a PMBOK hetedik kiadásáról – van új a nap alatt

2021. szeptember 07.

Köszöntöm az Olvasót! A PMI Project Management Book of Knowledge (PMBOK) kiadványát a projektmenedzsment de facto bibliájának szokták tekinteni. E műnek három kiadása is elérhető magyarul az Akadémiai Kiadó gondozásában (a hatodik kiadás[1] elektronikus formában[2] is). A PMBOK műfaját tekintve hivatkozási kézikönyv, teljességre törekvő, enciklopédikus jellegű könyv. A 2017-ben megjelent hatodik kiadás valójában három kiadvány együttese volt: a PMBOK (hatodik változata); az annak megfelelő ANSI szabvány, illetve ezekhez kapcsolva a PMI agilis útmutatója. Ennek megfelelően a terjedelem oldalszámokban igen nagy. A PMBOK-ben egészen eddig folyamatalapú leírást használtak, amelyben a projektmenedzsment műveléséhez szükséges folyamatokat egységes szerkezetben írják le a bemeneteik, kimeneteik és az adott folyamat során használható technikák és módszerek tömör hivatkozásával. A folyamatokat tartalmuk alapján tudásterületekbe, illetve folyamatcsoportokba sorolták be. Az eredmény a teljességre törekvés miatt a PMBOK hatodik kiadása esetében egy 500+ oldalas, azaz közel átrághatatlan kásahegy lett; az ANSI szabványt beleszuszakolták nagyjából száz oldalba (a PMBOK után következett a szabvány, a harmadik részben pedig az agilis útmutató).

A folyamatalapú leírási mód egyenes következménye volt a vélt vagy valóságos előíró jelleg, ugyanis roppant csábító az olvasottak felhasználását azzal egyenlőnek vélni, hogy a leírtakat megkíséreljük szó szerint alkalmazni. A PMBOK hatodik változatában többek között ezért is tudásterületenként tippeket adtak a folyamatok testreszabásához, ettől persze még a kísértés megmaradt.

A jó hír az, hogy a PMBOK új, hetedik változatában[3] gyökeresen változtattak a korábbi tárgyalási módon. Folyamatok helyett először elveket (principles) sorolnak fel és írnak le az ANSI szabványban, majd ezek alapján projektmenedzsment szakterületeket (performance domain) tekintenek át a PMBOK részben. Az ANSI szabvány 60 oldalas, a PMBOK rész pedig a függelékek nélkül kevesebb, mint 200; ezek a számok bíztatóak, így az átlagos olvasó is kedvet kaphat ahhoz, hogy átrágja magát rajta.

Az új szabvány gondolatmenetét az értékteremtő rendszer (system for value delivery) fogalmára fűzik fel, a program, portfólió, illetve a projekt - az adott szervezet stratégiájának a kontextusában értelmezett – sikeresség gondolatkörére építve. A szabványban nevesítik a projektek megvalósítását és az értékteremtés mikéntjét befolyásoló külső és belső tényezőket is, majd egy tucat elvet ismertetnek, egységes szerkezetben. Az elveket – a Scrum Guide[4] megközelítéséhez hasonlóan – a PMI etikai kódexében[5] található négy (morális) követendő értékhez (felelősségvállalás /responsibility/, tiszteletadás /respect/, tisztességesség /fairness/ és őszinteség /honesty/) képest összhangban levőknek pozícionáljak. A tizenkét elv az alábbi (zárójelben az eredeti angol hívószó):

  • Légy jó gazda (stewardship)
  • Hozz létre egy együttműködésre alkalmas projektcsapatot az alkalmas környezet megteremtésével (team)
  • Eredményesen vond be az érintetteket (stakeholders)
  • Fókuszálj az értékteremtésre (value)
  • Tartsd kézben az összes projektkomponenst (systems thinking)
  • Légy az adott helyzetet uraló vezető (leadership)
  • Szükség szerint alakítsd ki a projekt működési modelljét (tailoring)
  • Építsd be a minőséget a folyamatokba és az eredménytermékekbe (quality)
  • Tartsd kézben a bonyolultságot (complexity)
  • Kezeld jól (optimálisan) a kockázatokat (risk)
  • Készülj a változásokra (adaptability and resiliency) és
  • Tedd lehetővé a célállapot elérését (change)

Megjegyzem, hogy az itt használt magyar terminológia nem hivatalos, hanem saját kútfőből származik; az látható, hogy nem lesz könnyű feladat a könyv magyarra fordítása.

Az elvek leírása egységesen egy lényegre törő, táblázatos összefoglalással, majd az adott kontextusban meghatározó fogalmak ismertetésével kezdődik; ezt követi az elv megvalósításához vezető útra némi utalás, összesen legfeljebb három (!) oldalban. Hogy miért éppen tizenkét elv lett, és miért éppen ezek, arról nem szól a fáma. A fentiek első pillantásra akár roppant általánosnak tűnhetnek. A fennkölt elveket, gondolatokat elsősorban azok fogják majd megérteni, akik már rendelkeznek konkrét tapasztalatokkal, mert példák, esetek ismerete nélkül nehéz ezeket értelmezni, aprópénzre váltani.

A szabványt követő PMBOK törzsszövege három nagyobb részre bomlik. Az első a projektmenedzsment szakterületeket (performance domain) ismerteti; a második az olvasottak testreszabásának alapkérdéseit; a harmadik pedig a projektmenedzsment gyakorlatában használatos modelleket, módszereket és ún. „artifaktokat” (konkrét dolgokat, pl. dokumentumokat) mutatja be. Szakterületből nyolcat ismertetnek, ez bizonyos értelemben a tudásterület utódja. A szakterületeket a projekt lefolyása alatt párhuzamosan kell művelni, függetlenül az értékteremtés módjától. Az adott szakterületeken elvégzendő tevékenységek a szervezet környezetétől, a projekt és eredménytermékei természetétől, az érintettek körétől és további tényezőktől függenek. Az egyes szakterületi feladatok kutyafuttában az alábbiak

  • az érintettekkel kapcsolatos tevékenységek és funkciók ellátása (stakeholder)
  • a projekt eredménytermékeit létrehozó személyeket érintő tevékenységek (team)
  • a fejlesztési megközelítés és az életciklusmodellel kapcsolatos tevékenységek (development approach and life cycle)
  • a projekt eredménytermékeinek létrehozására irányuló kezdeti, ment közbeni és alakuló szervezési-koordinációs tevékenységek (planning)
  • a projektfolyamatok kialakításával, a fizikai erőforrások menedzselésévek és a tanuló környezet kialakításával kapcsolatos tevékenységek (project work)
  • a projekt terjedelmével kapcsolatos és a minőségre vonatkozó elvárások meghatározásával kapcsolatos tevékenységek (delivery)
  • a projekt teljesítményének értékeléséhez és az elfogadható teljesítmény eléréséhez szükséges tevékenységek (measurement) és
  • a kockázatokhoz és bizonytalansághoz kapcsolatos tevékenységek (uncertainty)

Minden szakterület esetében az abban lényeges szakkifejezések értelmezése után kerül sor a főbb tevékenységek ismertetésére; majd a más szakterületekre gyakorolt kölcsönhatások ismertetését, illetve egy ellenőrző listát kapunk. Nincs kereszthivatkozás a korábbi folyamatokkal/tudásterületekkel; nem választják szét a prediktív és az agilis esetet (mint korábban).

A testreszabás kérdéseivel önálló fejezet foglalkozik. Testre szabható a projektéletciklus és megközelítés mód; a projektfolyamatok köre, a bevonás (engagement) mikéntje; a használt eszközök, módszerek és artifaktok köre. Minden szakterületen gondolatébresztő kérdéseket fogalmaznak meg, melyekre adott válasz hozzájárul a valamilyen értelemben „helyes” testreszabáshoz.

A használható eszközöket, módszereket és artifaktokat ismertető záró fejezet pedig akár tankönyvként is felfogható. Közel két tucat „modell” (pl. Tuckman-modell) kerül röviden áttekintésre; amelyekhez a szakterületi alkalmazhatóságuk szerint kereszthivatkozásokat kapunk. Ezután következik a félszázat meghaladó módszer (pl. döntési fa elemzése) egy-két mondatos leírása, ugyancsak kereszthivatkozásokkal a szakterületekre (ahol az adott módszert használni lehet). A közel nyolcvan artifakt jelentős része dokumentum; ezeknek a fogalmi meghatározását közlik, viszont elmarad – eltérően a korábbi PMBOK kiadásoktól - a szokásos tartalmi részek (fejezetek) felsorolása. Az artifaktok között feltűnik egy (nekem) új, érdekes fogalom (intézmény) is, a „Value Delivery Office” avagy VDO, amelyet ugyancsak meglehetősen nehéz lesz magyarra fordítani (eltekintve a szolgai, szó szerinti fordítástól, ami nagyon nem tetszik), talán „értékteremtést követő iroda” lenne alkalmas, de ez is elég rémesen hangzik.

Van új a nap alatt, a hetedik kiadása a szabványnak/PMBOK-nak nagyon más, mint a korábbiak. Új a tárgyalásmód, más a fogalmi háló felépítése; ezt ízlelgetni és szokni kell. Rövidebb, így könnyebben emészthető lett a mű, viszont a terjedelem csökkentése tartalmi veszteségekkel is jár, bár az egyes részletek (pl. egy dokumentum szokásos tartalomjegyzéke, vagy folyamat bemenet-kimenetek felsorolása) kihagyása azokat hidegen fogja hagyni, akik értenek a területhez. Fájó hiátus, hogy elmarad egy tételes irodalomjegyzék összeállítása, illetve a szakirodalmi hivatkozások precíz elhelyezése, bár a PMBOK nem tudományos igényességű mű. Az e tekintetben érdeklődőknek marad a keresőmotorok használata.

A PMBOK új változata, hasonlóan a korábbi kiadásaihoz, az igényes és a naprakész tudásra adó projektmenedzser számára kötelező olvasmány. A tapasztaltabbak számára az új stílus könnyebbséget fog jelenteni, a kezdőket viszont előre figyelmeztetem, hogy ez alkalommal se számítsanak könnyű nyári olvasmányra. Nekik azt ajánlom, hogy a PMBOK résszel, azon belül a szakterületekkel ismertetésével kezdjenek; az elveket ismertető ANSI szabvány megértése szerintem tapasztalatokat és némi érettséget kíván.

 

Klimkó Gábor