A HRIS-rendszerek bevezetése sok szervezetben ma is úgy jelenik meg, mint egy technológiai fejlesztés. A gyakorlat azonban azt mutatja, hogy a HRIS valójában nem IT-projekt, hanem összetett szervezeti változásmenedzsment feladat. Egy olyan folyamat, ahol eltérő igények, különböző érdekek és sokszínű felhasználói csoportok várják el, hogy a rendszer az ő szempontjaikat szolgálja. A HR projektmenedzserek számára ez a legnagyobb kihívás: hogyan lehet egyetlen platformon összehangolni vezetők, HR, payroll, finance és munkavállalók eltérő elvárásait?

Amikor egy HRIS-bevezetés elindul, valójában több tucat, akár több száz elvárás találkozik egy helyen. A vezetők gyors, valós idejű riportokat és transzparens döntéstámogatást akarnak. A HR a folyamatok egyszerűsítését és a dokumentumkezelés centralizálását várja a rendszertől. A payroll számára minden adatpont kritikus, a legkisebb mező-eltérés is komoly hibát okozhat a számfejtési folyamatban. A finance pontos költséghelyeket, átlátható riportokat és előrejelzéseket vár el. Az alkalmazottak pedig mindössze egy felhasználóbarát, stabil önkiszolgáló felületet szeretnének, ahol egyszerűen intézhetik az ügyeiket.

A HR projektmenedzserek feladata, hogy ezekből a különböző nézőpontokból egy működő, egységes logikát hozzanak létre. A valódi kihívás nem az, hogy a rendszer műszaki értelemben képes legyen bizonyos funkciókra, hanem az, hogy mindezt úgy tegye, hogy egyik felhasználói csoport igénye se sérüljön. A HRIS akkor működik jól, ha egyensúlyt teremt az operatív precizitás és a felhasználói élmény között. Ha a rendszer pontos, de nehézkes, a felhasználók elfordulnak tőle. Ha könnyen kezelhető, de adatminőségi problémákkal küzd, a szervezet bizalma sérül.

A rendszer hosszú távú sikerének másik kulcsa a rugalmasság. A legtöbb HR projektmenedzser tudja, hogy a bevezetés pillanata csak a kezdet. A vállalatok folyamatosan változnak: új országok, új juttatások, új munkajogi szabályok vagy új riportigények jelennek meg. Egy merev HRIS-rendszer ilyen környezetben gyorsan elavul, és rengeteg manuális kerülőúthoz vezet. Ezzel szemben egy jól konfigurálható, rugalmas adatstruktúrára épülő rendszer hosszú távon támogatja a szervezet fejlődését. A rugalmas mezőlogika, a könnyen módosítható workflowk és a skálázható riportok döntik el, hogy a HR digitalizáció valóban fenntartható-e.

A payroll szerepe ebben kulcsfontosságú. Bár sok szervezetben későn vonják be őket, a payroll valójában az a terület, ahol a HRIS-pontosság valódi súlya megmutatkozik. Egy rosszul definiált mező vagy hibás adatfolyam könnyen több ország bérszámfejtésére ható hibákat okozhat. Ezért a payroll nem „felhasználó”, hanem partner, aki a logika és az adatstruktúra kialakításában is kulcsszereplő. Ha a rendszer a payroll működését támogatja, akkor a HRIS egészére pozitív hatással van: stabilabb, átláthatóbb és bizalomépítőbb.

A HRIS végső értéke azonban nem a funkciólistában rejlik, hanem abban, hogy képes-e bizalmat teremteni. A munkavállalók minden egyes pontos fizetéssel, jóváhagyott kérelmükkel vagy átlátható folyamatukkal azt érzik: „itt működnek a dolgok.” A vezetők akkor bíznak a riportokban, ha adatminőségük következetesen magas. A HR akkor tud stratégiai szerepet betölteni, ha a rendszer megbízhatóan támogatja az adminisztratív terheik csökkentését. A bizalom az alap, amelyre minden más épül.

A HR projektmenedzserek számára a sikeres HRIS-bevezetés tehát nem csupán technológiai, hanem emberi és szervezeti feladat is. A jó rendszer nem csak adatot tárol: közös nyelvet teremt. Összeköti a funkciókat, harmonizálja az elvárásokat, és úgy működik, hogy minden felhasználó úgy érezze, a rendszer érte van. Ez az, amitől a HRIS valódi értéket ad a szervezetnek.

Kép forrása: Shawn Suttle képe a Pixabay-en.