A RÖHÖGŐ HÖRCSÖG ÉS A BULLSHIT GOMB ESETE
Avagy mit tanított nekem egy rosszul definiált projekt, egy hajnali prezentáció és egy „Nem kell beszélned a meeting-en.” kijelentés?

Péntek délutáni mandátum: hétfőn utazás, szerdán vevői meeting. Feladat a sales csapat technikai támogatása egy futó projektben. Gondoltam egyszerű lesz. Csináltam már ilyet. Hétfőn késő délután szállásra érkezés.
Sales kollégánk a „Hol a prezentációtok!” felkiáltással fogadott bennünket a kollégámmal.
Kérdésre kérdéssel reagálva, a „Milyen prezentáció?” és az „Amúgy milyen megbeszélésre megyünk támogatni?” hangzott el általunk.
Sales kollégánk a „Csak egy státuszmeeting lesz. Sales a sales-szel. Nem kell beszélnetek, majd mi irányítjuk. Csak ha technikai kérdés van, akkor segítsetek. De azért kellene egy prezentáció.” magyarázatot adta.
Rendben. Nem kell beszélnünk. Kell egy prezentáció.

Hajnali egyre, 4-6 óra alatt elkészült a prezentáció. A projekt csúszásban volt, az időterv inkább elméleti időterv volt, a büdzsé jóváhagyása pedig hetek óta felsővezetői eszkaláció alatt állt.
Másnap „dry-run”. A vevői sales direkt kapcsolattartó, nem boldog. De sok sikert kívánt.

Eljött a szerdai „éles futás”. Csatlakozott hozzánk még 3 másik senior sales kollégánk, az „Úristen mi lesz itt ma! Állunk majd a szőnyeg szélén! Mit fogunk ma kapni!” kijelentéseik mellett.
A meetingről utólag kiderült egy közel 10 fős CEO-1/CEO-2 szintű vevői megbeszélés volt. Az első percekben még minden a terv szerint ment. Aztán jött a vevői kérdés, hogy „Akkor hol tart a projekt?” És már hangzott is a sales kollégánk felszólítása a „Katalin please explain!” Na ennyit arról, hogy „Nem kell beszélnetek”.

A következő közel egy órában a beszállítói oldalról nagyjából 85%-ban én vittem a meetinget. Nem volt kellemes. Nem volt előre megtervezve. És egészen biztosan nem erre készültem. De a végén a vevő kezet nyújtott. Én büszke voltam. A meeting jól ment. Kijöttünk.

A senior sales kollégáink megropogtatták egymás vállát az „It went well!” kijelentés mellett. A köszönöm valahogy elmaradt felénk. Hazamentünk. Az asztalomon fogadott egy Röhögő Hörcsög figura és egy Bullshit gomb. Nem nevettem. Nem értettem. Most engem vettek hülyére? Vagy azért kaptam, mert sikerült időt nyernem a vevő előtt egy csúszásban lévő projektnél? Azóta úgy gondolom: valószínűleg mindkettő igaz volt. És pont ezért lett ez az egyik legjobb projektmenedzsment-leckém. Mert a projekt nem akkor kezdődik, amikor elkezded csinálni. Hanem akkor, amikor elvállalod. 

Még tapasztalt projektmenedzserként is könnyű beleesni abba a hibába, hogy a korábbi tapasztalataidból indulsz ki.

• „Tudom, ez mit jelent.”
• „Ilyen meetingeken már voltam.”
• „Értem, mire gondolnak.”

Csakhogy, ami az egyik szervezetben egyértelmű, a másikban egyáltalán nem az.
Ezért megbízás (projekt, meeting, megbízás) előtt is feltenném a kérdéseket: Mit vállalok pontosan? Mit nem vállalok? Mi a felelősségem – és mi a hatásköröm? Milyen feltételek mellett vállalom? Ki mit vár tőlem valójában? Mert a „segíts a salesnek” és a „te fogod lehozni a CEO-szintű vevői meetinget” között van néhány fontos árnyalat.

Három dolgot viszek tovább ebből a történetből:

• Tisztázd a projektmandátumot még az elején.
• Csak azt ígérd meg, amit meg is tudsz tartani.
• Ne hagyatkozz kizárólag a múltbeli tapasztalataidra.

És talán van egy negyedik is: Ha valaki azt mondja, „nem kell beszélned a meeting-en” – kérdezd meg, hogy biztosan így van-e. Mert lehet, hogy tényleg nem kell. De az is lehet, hogy öt perc múlva: „Katalin, please explain!” És akkor már nincs prezentáció. Nincs forgatókönyv. Csak te vagy, a projekt…és a vevő. A Röhögő Hörcsög pedig majd eldönti, hogy ez vicces volt-e.

Ambrus Katalin
Interim Sr. Project Manager