Köszöntöm az Olvasót! A novemberi bejegyzés a feladat- és hatáskör leírás jól bevált eszközéről, a felelősség-hozzárendelési mátrixról (Responsibilty Assignment Matrix, RAM), pontosabban annak talán legismertebb változatáról a RACI mátrixról szól. (Itt és a továbbiakban a PMBOK fordítását használom, bár talán szerencsésebb és rövidebb lenne a „felelősségi mátrix” kifejezés). A RACI betűszó, amely a Responsible (felelős), Accountable (elszámoltatható), Consulted (tanácskozik vele) és Informed (tájékoztatandó) szavak első betűiből áll össze. E betűket a felelősség-hozzárendelési mátrix kitöltése során használják. Ebben a mátrixban a sorok a tevékenységek, az oszlopok pedig a szerepek (esetleg konkrét személyek). A mátrix celláiban pedig a RACI betűk egyike áll annak függvényében, hogy az illető szerepnek (személynek) milyen felelőssége van az adott tevékenység ellátásában (lásd itt). Felelősséget jelent a tevékenységhez kötődő konzultáció (’C’) és informálás (’I’) is. Ha egy cella üres, akkor az adott személynek nincs semmi köze az adott tevékenység elvégzéséhez. Így egy RACI mátrix minden sorában legalább egy nem üres cella áll, mert ha mindegyik üres lenne, akkor senki sem foglalkozna az adott tevékenységgel. Fordítva, egy RACI mátrix mindegyik oszlopában van legalább egy nem üres cella, mert ha mindegyik üres lenne, akkor az adott szerep egyetlen tevékenység ellátásához sem lenne szükséges.

Az elszámoltathatóság és felelősség RACI mátrixoknál használt fogalmát gyakran félreértik. Az „elszámoltathatóságra” (másként: „felelősségre vonhatóságra”) a magyar köznyelvben rendszerint a egyszerűen „felelősség” szót használják, ami zavaró. A lényeg az, hogy az elszámoltatható személyen verik el a port, ha az adott tevékenységet nem végzik el, úgy, ahogy azt elvárták. Ebből nem következik az, hogy az elszámoltatható személy tevőlegesen hozzájárulna a tevékenység elvégzéséhez, lehet, hogy másokat felügyel, dolgoztat. A felelős ebben a kontextusban olyan szereplőt jelöl, aki ténylegesen dolgozik az adott tevékenység elvégzésén. Több változata van e technikának, a Wikipédia fentebb hivatkozott meghatározása említést tesz PARIS, PACSI, RASCI, CAIRO, DACI és egyebekről, a lényeg ugyanaz marad. Az egyszerűség kedvéért itt továbbra is a RACI mátrixokkal foglalkozunk, ha az Olvasó még nem látott volna ilyet, egyet itt talál  a világhálón fellehető számos példa közül.

A RACI mátrix egyszerű, de nagyszerű eszköz, nem véletlen, hogy például ezt használják konzekvensen az információrendszer auditorok világában bibliának számító COBIT-ban és számos más helyen is, ahol a felelősséggel számolnak. Az egyszerűségnek azonban vannak következményei is

• a tevékenységek és a szerepek száma az áttekinthetőség miatt nem haladhat meg egy ésszerű korlátot (10-15 darab), ez pedig akadályozhatja az áttekinthetőséget és érthetőséget;
• a tevékenységek elvégzésének mikéntje, a „dolgozók” közötti feladatmegosztás nem jelenik meg (lásd pl. itt );
• a tevékenység elvégzésben érintettek közötti kommunikáció mikéntje (a kommunikációs média megnevezése, a kommunikáció gyakorisága és formalitása) szintén nem jelenik meg és
• az elszámoltathatóság pontos értelmezése, kinek és milyen jogviszony keretében tartozik valaki elszámolással, elmarad (lásd pl. itt ).

A Wikipédia fentebb hivatkozott meghatározása szerint egy tevékenység sorában pontosan elszámoltatható szerep (személy) lehet, és legalább egy dolgozó (felelős). Ez első olvasatra logikusnak hangzik, de jobban belegondolva, leegyszerűsítés. Az elszámoltatható akár egyszemélyben el is végezhet egy feladatot, azaz nem kell feltétlenül legalább egy felelős. Ha pedig egy tevékenység olyan, hogy azt két jogi személy között kötött polgári szerződés keretében végzik, akkor a vonatkozó szerződés szerinti képviselők a saját szervezetük vezetőinek lesznek elszámoltathatók (azaz két elszámoltatható szerep (személy) lesz, akik másnak tartoznak elszámolással. Ha egy tevékenységet egyazon szervezet munkavállalói végzik, akkor persze igaz lesz az, hogy egyszemélyi felelősség kell tartozzon egy tevékenységhez.

A feladatmegosztás leírásához egyrészt az adott tevékenység részekre való bontására van szükségünk, ennek során akár újra használhatnánk a RACI technikát. Ennél jobb eredménnyel járhat egy munkafolyamat-leíró technika használata, szükség lehet ugyanis a résztevékenységek közötti logikai sorrend (rákövetkezés), valamint egy résztevékenység megkezdése és lezárása feltételeinek leírására is. Erre pedig a RACI mátrix nem alkalmas.

Egy tevékenység elvégzésben érintettek közötti kommunikáció általános leírása szintén kemény dió, mert egy kommunikáció tevékenységben több érintett is részt vehet, így általában egy szerep-szerep mátrix kitöltése nem mindig lesz elégséges. Ráadásul két szerep között egy tevékenység kapcsán többféle (médiában, gyakoriságban és formalitásban eltérő) kommunikációra is szükség lehet. A kézenfekvő megoldás az, ha listát készítünk az adott tevékenységhez tartozó kommunikációs eseményekhez – gyakran egy-egy a megfeleltetés, de nem feltétlenül – és azokhoz szövegesen ismertetjük az érintetteket és vonatkozó feladataikat. Ilyesmire példa a Scrum módszer kézikönyvében például a napi scrum leírása.

Kis létszámú, nem túlzottan változatos feladatok végző csapatok számára a RACI mátrix használata tehát kiváló segédeszköz lehet, kezdő projektmenedzserek is jól használhatják, a fentebb bemutatott korlátok figyelembevételével. Nagyobb volumenű és/vagy összetett feladatok esetében az elszámoltatható személy, valamint a többi érintett szerep megjelölésére viszont nem igazán alkalmas (ld. itt). Ilyen esetekre a tankönyvszerű megoldás – a PMBOK terminológiájával élve - a munkalebontási-struktúra szótár használata, egyébként pedig a józan észre célszerű hagyatkozni. Ahogy Goethe írta: „Szürke minden elmélet és zöld az élet aranyfája" (Bródy Sándor fordítása).

Ezúton szeretnék köszönetet mondani Véry Zoltánnak a bejegyzés megírása során adott értékes észrevételeiért.

Klimkó Gábor

Forrásjegyzék:

https://en.wikipedia.org/wiki/Responsibility_assignment_matrix
https://wikispaces.psu.edu/display/SASPMO/RACI+Examples
http://www.isaca.org/cobit/pages/default.aspx
https://www.isaca.org/knowledge-center/research/researchdeliverables/pages/cobit-4-1.aspx
https://www.linkedin.com/pulse/problem-raci-ray-sheen
https://requirementstechniques.wordpress.com/stakeholder-analysis/raci-matrix/

 Kép forrása: PickPik