Köszöntöm az Olvasót! A nyári pihenés után visszatérő projektmenedzser könnyen találhatja magát egy új projektben. A gyakorló vezetők jelentős része ilyenkor projektindító értekezlettel (project kick-off meeting) kezdi munkát, ahol az első benyomások akár hosszabb távra is kihathatnak.

A projektindító értekezlet helyes lebonyolításának szükségessége számomra nyilvánvalóan fontosnak tűnt, és éppen ezért alaposan meglepett, amikor a meghatározó módszertani források egy részében (PMBOK 5. kiadás, PRINCE2 2009 változat, ISO 21500:2012) még a fogalomról sem találtam semmit. Meglepő módon a projektindító értekezlet említésre kerül a nem folyamat alapú IPMA ICB 4.0-ban¹, némi megkönnyebbülésemre legalább Kerzner három teljes oldalt szentel e témának klasszikus alapművében².

Segítségül hívtam hát a barátomat (a Google keresőt), és beütöttem „project kick off best practices” keresőszavakat. Ez alkalommal sem csalódtam, ugyanis több, mint 1,8 millió találatot kaptam, azaz másokat is érdekel a téma. Ezek közül aztán néhányat ötletszerűen, a találati lista elején állók közül kiválasztva átfutottam.

A jó tanácsok, ellenőrző listák olvasgatása során az első gondolatom az volt, hogy bár a jó pap is holtig tanul, azért „aha” élményem nem volt. Szépen csokorba szedték azokat, amire egy projektindító értekezletre történő felkészüléskor és annak lebonyolítása során figyelni kell. A világhálón vannak infografika formájában összegyűjtött jó tanácsok ^{1 2} , amely gyors, de felületes áttekintést adnak. Találhatunk szájbarágós, hagyományos, lineáris gondolatmeneteket ^{3 4 5 6 7 8 9}. Bőségesen találhatók sziporkázó és csapongó ötletparadék is ^{10 11 12 13 14}, és aki szívesebben néz filmet, az talál ilyesmit is a YouTube-on is ¹⁵. Nem untatom az Olvasót a részletek citálásával. Ahogy írtam, a források bősége a kezdőnek sok, a profinak nem ad sokat, de ellenőrző listának megteszi.

A második gondolatom az volt, hogy a sok jótanács között vannak olyanok, amelyek általában vonatkoznak az értekezletek lebonyolítására, és nem specifikusak a projektindító értekezletekre. Ebben a bővebb témában született már idén bejegyzés a Havi mustra sorozatban is ¹⁶. Vannak viszont olyan témák is, amelyek kifejezetten a projektindító értekezletekkel kapcsolatosak, mint például a jövőkép bemutatásának fontossága. Kérdéses persze ezen ötletek körének a teljessége, bár az is kétségtelenül nehéz kérdés, hogy mihez képest legyen ez teljes.

Harmadjára pedig az jutott az eszembe, hogy a fellelt forrásokban sehol sem jelent meg a kontingencia-szemlélet, azaz annak a kimondása, hogy a valamilyen értelemben ideális projektindító értekezlet előkészítése és lebonyolítása az adott környezet függvénye. Szerintem ez bizony alapvető hiányosság! Az alábbiakban a teljesség igénye nélkül felsorolok néhány olyan szempontot, amelyek befolyásolhatják a projektindító értekezlet megszervezését:

• Mennyire újak vagy ismeretlenek a projektben résztvevő tagok? Régi ismerősökkel másképp lehet bánni.
• Hányan vesznek részt az adott projektben? Másképp kell egy öt emberes és másképp egy száz fős projektet indítani.
• Milyen és mennyire erős ráhatással (motivációs eszközökkel) rendelkezik a projektmenedzser? Lelkes, motivált emberekkel másképp lehet kezdeni, mint megfáradt, kötelességből dolgozó projekttagokkal.
• Hány telephelyen (kontinensen) bonyolítják le a projektet? A virtuális projektek indítása más, mint hagyományos projekteké.
• Mennyire egyedi (kockázatos) az adott projekt? „Nagyon” egyedi projektnél alapvetően fontos az eredménytermékkel szembeni elvárások minél pontosabb behatárolása.
• Mekkora a projekt fontossága (értéke) a szervezet számára? Fontos projektek esetében erősebb kell legyen motiváció.
• Mekkora feszültségekkel jár a projekt a szervezet meghatározó érintettjei között? A szervezeti belső hatalmi viszonyokat érintő projekt indítása óvatosságot igényel.
• Milyen a projektindító szervezet kultúrája? Feszes, formális szervezeti kultúrában mások az elvárások, mint egy „lazább” környezetben.

Nincs királyi út: a „jó” projektindító értekezlet előkészítéséhez és lebonyolításához csak muszáj gondolkozni a kész konzervtanácsok szolgai követése helyett. Várhatóan hasonló eredményre jutunk a majd soron következő Teadélutánunkon is, ahol hiteles szakemberek vitatják meg a projektmenedzsment módszertanok alkalmazásának témáját. Szeretettel várjuk ezen a rendezvényünkön is az érdeklődőket!

Klimkó Gábor

¹ Bonnie, E. (2015) https://www.wrike.com/blog/project-kickoff-checklist-infographic/
² Rongala, A (2015) https://www.invensislearning.com/blog/9-steps-to-a-successful-project-kick-off/
³ Egeland, B(2013) https://www.projectsmart.co.uk/how-to-successfully-kick-off-the-project-engagement.php
⁴ Anonymous https://www.tutorialspoint.com/management_concepts/project_kick_off_meeting.htm
⁵ Anonymous https://project-management.com/how-to-start-a-project-on-your-marks-get-set-go/
⁶ Khelifi, A. http://outoftech.com/starting-a-project-the-kickoff-meeting-guide-rules/
⁷ Keith, E (2015) http://blog.lucidmeetings.com/blog/the-essential-project-kickoff-meeting-agenda
⁸ Aston, A. (2015) http://www.thedigitalprojectmanager.com/how-to-run-a-great-internal-project-kickoff-meeting/
⁹ Aston, A. (2016) http://www.thedigitalprojectmanager.com/project-kickoff-meeting/
¹⁰ Wagner, R. (2017) http://blog.ipma.world/kick-off-crucial-event-project-success/
¹¹ Sisco, M. (2002) http://www.techrepublic.com/article/follow-these-steps-to-conduct-an-effective-project-kickoff-meeting/
¹² Anonymous http://pmpracticality.com/tag/project-management-best-practices/
¹³ Seavus AB (2009) http://pmtips.net/blog-new/project-management-successfully-kickoff-project
¹⁴ Lambert, A. (2013) http://www.beaconfire-red.com/epic-stuff/tips-running-successful-kickoff-meetings
¹⁵ Project Management Videos (2011). Project Kick Off Guide: 4 Essential Steps On How To Kick Off A Project, https://www.youtube.com/watch?v=qxjuo4Vnp6U
¹⁶ Klimkó, G. (2017). https://www.pmsz.hu/hirek-aktualitasok/havi-mustra/havi-mustra-a-megbeszelesek-orokzold-temajarol