A Jacsomedia tapasztalatai: hogyan vezettünk be multinacionális folyamatokat és agilis működést egy kisvállalatnál?

A kisvállalatok számára jól ismert kihívás, hogy a folyamatosan növekvő feladatok és projektek menedzselése gyakran átláthatatlanná válik, ami könnyen káoszhoz vezethet. A Jacsomediánál felismertük ezt a problémát, és ennek megoldására úgy döntöttünk, hogy multinacionális folyamatokat és agilis működést vezetünk be, hogy javítsuk a feladatkiosztást, az információáramlást és a kapacitástervezést. Ebben a cikkben szeretnénk bemutatni, hogyan alakítottuk ki ezt az új rendszert, milyen előnyöket tapasztaltunk, és hogyan tartjuk fent a hatékony működését.

Miért volt szükség változtatásra?

Korábban a Jacsomediánál a kézzel vezérelt, mikromenedzselt folyamatok határozták meg a mindennapjainkat, magunk által fejlesztett JM Task Managerben. Bár ez a rendszer eleinte megfelelően működött, csak direkt feladatkiosztásra volt benne lehetőség. Ahogy nőtt a feladatok és projektek száma, egyre nehezebb volt követni a feladatok állapotát és a felelősségi köröket. A projektmenedzsereknek saját produkciós csapataik voltak, így nem volt elérhető minden produkciós kolléga skill setje minden PM részére bármilyen feladatra. Az információáramlásban és a feladatkiosztásban jelentkező hiányosságok gyakran vezettek zavarokhoz és hatékonyságvesztéshez. Egyre világosabbá vált, hogy szükség van egy strukturáltabb, átláthatóbb megközelítésre.

Ebben az időszakban terjedt Magyarországon az „agilis” buzzword, sok tudásanyag állt már rendelkezésre, kiemelten a SCRUM módszertanban, nagyobb szoftverfejlesztő cégek által bevezetett pozitív példákkal. 

Ezért úgy döntöttünk, hogy a nagyvállalatok által sikeresen alkalmazott multinacionális folyamatokat és az agilis működést átvesszük, és megpróbáljuk alkalmazni a saját kisvállalati környezetünkben.

Hogyan indult az átalakítás? 

Először meg kellett találnunk a számunkra legkönnyebben bevezethető és legalkalmasabb agilis módszertant. Az átalakítás első lépéseként kijelöltük az átalakítási projekt csapattagjait – PM-ek és produkciós kollégák is részt vettek az ötletelésben, hogy több nézőpontból is vizsgáljuk a felmerülő ötleteket. Fontos, volt a rendszeresség: megbeszéltünk egyheti fix időpontot, amikor dedikáltan ezzel foglalkoztunk, elindult a workshopolás. Ez az időpont egy stabil pontot jelentett a heti munkafolyamatunkban, ami lehetővé tette, hogy mindenki tisztában legyen az aktuális feladatokkal és határidőkkel.

Körülbelül fél év telt el, mire megtaláltuk a számunkra alkalmas Kanban módszertant, melyet aztán együtt értelmeztünk és alakítottunk a saját feladatainknak megfelelően. 

A Kanban módszertan lényege, hogy a munkafolyamatot egy táblán vizualizáljuk, amely oszlopokból és kártyákból áll. Az oszlopok a munkafolyamat különböző fázisait jelölik (pl. "Tennivaló", "Folyamatban", "Kész"), míg a kártyák az egyes feladatokat reprezentálják, rajtuk a legfontosabb információkkal, mint például a határidő, a feladat prioritása és az arra szánt becsült idő. 

A Kanban célja, hogy a feladatok folyamatosan és átláthatóan haladjanak előre, miközben a csapat folyamatosan figyelni tudja azok státuszát, így optimalizálhatja a kapacitást és dönthet az ad hoc újra tervezésekről is. Ez a módszertan azért ideális az agilis környezetekben, mert rugalmasan kezeli a változásokat és segíti a csapatokat abban, hogy gyorsabban és hatékonyabban reagáljanak a kihívásokra. 

Természetesen a módszertan használatához illeszkedő legideálisabb szoftver megtalálása majdnem olyan fontos volt, mit a szabályok kialakítása. A Click Up-ra esett a választásunk, amelyet a bevezetés óta mai napig használunk. 

Eredmények: milyen változást hozott a bevezetés a csapatban? 

Az új rendszer bevezetése után a feladatkiosztás és a kapacitástervezés jelentős javulást mutatott. 

A korábban direkt feladatkiosztással működő PM-jeink innentől kezdve egy közös poolba dobálhatták be az összes feladatot, ellátva azokkal a projekt menedzseri információkkal, amelyek addig csak a levegőben röpködtek – mint például a „sürgős”, „határidős”, „tényleg le kell adnom”, „hogy állsz vele” címszavak. Teljes mértékig átláthatóvá vált, hogy mely feladatnak mi a prioritása, ki dolgozik éppen rajta és milyen határidőre kell készen lennie. 

Ebben a rendszerben a PM-ek adják a kereteket, amely kereteken belül a többiek szabadságot kapnak, mert ők dönthetik el, hogy mikor min dolgoznak. A produkciós kollégáknak úgy ad ez a rendszer szabadságot a kezébe, hogy közben segít meghozni a fontos döntéseket egyértelmű és világos szabályok és elvárások mentén. A projektmenedzserek pedig örülnek, hogy egyrészt konkrét folyamatot tudnak követni a feladatkiosztásban, illetve folyamatosan láthatják a csapat tevékenységét és kapacitását, follow-upolás nélkül, mindkettővel időt és energiát felszabadítva.

Végeredményben kevesebb a konfliktus a szabálytalan kommunikációs csatornákból és azokon futó információk félreértésének okán, másrészt több az idő, mert kevesebbet kell a munkafelosztáson gondolkodni. 

Az új működési modell bevezetésével hatékonyabban tudjuk kezelni a feladatokat, és a csapatok önállóbbá váltak, ami gyorsabb döntéshozatalt és problémamegoldást tett lehetővé.

Akadályok és megoldások

A bevezetés viszonylag zökkenőmentesen ment, a fejlesztői kollégáink kifejezetten lelkesek voltak, hogy újabb rendszert próbálhatnak ki, természetesen inkább a művészeink – grafikusaink számára volt nagyobb teher egy olyan szabályrendszer bevezetése, amelyben strukturáltabban kell gondolkodniuk a feladataikról. 

Szabályok betartása mindig akadályokba ütközik, hiszen egy idő után mindenki megpróbálja a határokat és kereteket feszegetni, könnyebb utakat találni vagy megkérdőjelezni az értelmét bizonyos döntéseknek és ezzel mi is visszatérően találkozunk. Erre egyrészt úgy reagálunk, hogy bizonyos időnként felhívjuk a figyelmet a kialakított folyamatok tartásának céljára, fontosságára, újra átvesszük együtt őket. Másrészt, és ami még fontosabb, hagyunk teret a szabályok megkérdőjelezéséhez. Meghallgatjuk az ötleteket, időnként revidiáljuk a szabályokat, korábbi döntéseket és igyekszünk felismerni, hogy mikor van lehetőség és szükségesség egy-egy korábban kialakított folyamat részlet átstruktúrálására. Agilisak maradunk az agilitással!

A visszajelzések alapján rendszeresen értékeljük a munkafolyamatainkat, és igyekszünk lépést tartani a piaci változásokkal is, hogy továbbra is a lehető leghatékonyabb működést biztosítsuk.

Az agilis módszertan előnyei

Az agilis módszertan bevezetése nemcsak a napi működésünket tette gördülékenyebbé, hanem a hosszú távú stratégiai tervezésben is fontos szerepet játszik. Az új rendszer lehetővé teszi számunkra, hogy gyorsan reagáljunk a piaci változásokra, és folyamatosan optimalizáljuk a folyamatainkat. A csapataink nagyobb önállóságot élveznek, és hatékonyabban tudják kezelni a feladatokat, anélkül, hogy állandó felügyeletre lenne szükség. 

Tanács más kisvállalatoknak

Amennyiben más kisvállalatok is szeretnék bevezetni a multinacionális folyamatokat, kiemelten az agilis működést, azt tanácsoljuk, hogy ne féljenek belevágni. Bár az átállás nem megy egyről a kettőre és kihívásokkal járhat, az eredmények – mint a hatékonyabb feladatkiosztás, jobb információáramlás és rugalmasabb kapacitástervezés – hosszú távon jelentős előnyöket hozhatnak. Mi magunk is úgy érezzük, hogy az új működési modell bevezetése jelentősen hozzájárult cégünk hatékonyságához és rugalmasságához.

Kép: Gerd Altmann / Pixabay