Nem a keretrendszer a lényeg, hanem a folyamatok!

Átalakulás a jövőbe, túl az első lépéseken – Agilis tapasztalatok itthon és külföldön

Nagy érdeklődés mellett, teltházzal zajlott a PMSZ 40. Körkapcsolás konferenciája 2023. október 12-én. Az agilitás szemmel láthatóan újra népszerű téma, és a rendezvény alkalmat adott arra, hogy áttekintsük és megosszuk egymással az utóbbi bő évtized agilis átalakulásainak tapasztalatait.

A résztvevők hallhattak a csapatok hatékonyságának, illetve a szervezetek agilis érettségének méréséről, a transzformáció kezdeti szakaszát követő időszakról, az agilis folyamatokat támogató eszközökről. A kerekasztal-beszélgetések során több nagy cég agilis tapasztalataiba is betekintést nyertek, a Magyar Telekom és a Robert Bosch átalakulás-történetét pedig részletesebben is megismerhették.

Szó esett arról, hogyan találja meg a helyét a PM az agilis környezetben, és hogyan viszonyul egymáshoz a PO és a BA. Tippeket kaptunk a beszállítókkal kötendő agilis szerződésekhez, és megpróbáltuk kibogozni a zűrzavart, amit az okoz, hogy az „agilis” szót használjuk különböző dolgokra. 
 

Christiaan Verwijs (The Liberators) egy széleskörű kutatás eredményeit osztotta meg a közönséggel. Az adatok alapján a hatékony csapatok két legfontosabb tulajdonsága, hogy gyorsan tudnak reagálni a változásokra, illetve szorosan együtt dolgoznak a stakeholderekkel. Az előadás egyik fő tanulsága az volt, hogy a hatékonyságot meghatározó tényezőket érdemes mérni. Ne a keretrendszerre koncentráljunk, hanem a folyamatokra és azok minőségére! A mérés segít megalkotni a diagnózist, ami alapján tökéletesíteni tudjuk a tevékenységünket. Fontos, hogy a projekten dolgozó munkatársak tisztában legyenek azzal, hogy mire szolgál az értékelés, hiszen, ha nem értik, mire való, akkor nem fog működni.

Ahmet Akdağ és Caner Çınar  (ACM Agile) előadásnak egyik kulcsmondata az volt, hogy ha ismered a szervezet agilis érettségét, akkor tudod, mit várhatsz el reálisan. Azért fontos az agilitásról beszélni, mert változnak az ügyfelek elvárásai, egyre összetettebb helyzetekkel és kihívásokkal találkozunk, és a változás sebessége is jelentősen megnövekedett. Az agilis átalakulás mindenekelőtt szemléletbeli váltást jelent. A tervek csak eszközök, a siker inkább a végeredménytől, a hatástól függ. A számoknál sokkal fontosabbak a visszajelzések, ezekre kellene figyelnünk. A transzparencia az új kontroll. Ha az a célunk, hogy határidőre befejezzük a feladatot, de nem koncentrálunk a hatásra, az nem fog sikerhez vezetni. 

Dvorzsák Alexander és Pétercsák Réka (ProMan Consulting) arról beszélt, mikor tudhatjuk (tudhatjuk-e egyáltalán), hogy átalakultunk. A tapasztalatok révén tudunk fejlődni. Ez így volt már a mamutvadászatok korában is, amikor végzetes következményei lehettek annak, ha nem jól szerveztük a feladatokat, és így van ez ma is, minden projektben. Nehéz pontosan meghatározni, hogy mikor mondhatjuk azt, lezajlott az agilis transzformáció egy szervezetben. Az átalakulás mutatója lehet, ha az emberek tudják, hogy mostantól mi lesz más, mit kell csinálniuk, mi lesz az új szerepük. Fontos szempont az is, hogy tesznek-e a változás fenntarthatóságáért, hozzáigazítják-e az új működéshez a napi teendőiket. Egy agilis szervezetben a folyamatokra és a saját működésünkre való reflexió igénye alapvető.

Gazsó Szabina és Kalocsai Veszta a Magyar Telekom transzformációs útjának történetét osztotta meg a résztvevőkkel. Az agilis transzformáció egy szervezeti kultúraváltást jelent, ami hosszú folyamat. Nincs készen kapott, a polcról leemelhető dobozos megoldás. A vezetőknek kiemelt szerepe van abban, hogy sikeres legyen az átalakulás, egyfajta role model szerepet játszanak. Elengedhetetlen részükről az önreflexió, amihez nagy adag bátorság is kell. Az utóbbi időszak nagy változásaira, köztük a járvány és a háború okozta helyzetekre a cég az átalakulási folyamatnak köszönhetően már önfejlesztő módon tudott reagálni.

Dr. Beke-Lizák Péter (Robert Bosch) a Szent Grál kereséséhez hasonlította az agilis átalakulás folyamatát, különösen a vezetők szemszögéből, akik erre a kihívásokkal és kalandokkal teli Gyalog-galopp küldetésre vállalkoznak. Szintén hangsúlyozta, hogy az agilitás tulajdonképpen egy mindset. A cél az, hogy a menedzsment dobozon kívül gondolkozzunk. Az átalakulás náluk magával hozta a vízió újragondolását is, ami eredetileg nem szerepelt a felvázolt lépések között, de menet közben elengedhetetlennek bizonyult. A folyamat jelenleg is zajlik, és az egyes egységeknél hasonló hibákat lehet megfigyelni. Felmerül a kérdés, hogy ennek vajon az az oka, hogy nem működik jól a szervezeten belüli tudásmegosztás, vagy nincs más út, ezt mindenkinek át kell élnie, mert a változás velejárója.

Földházi Csaba (ShiwaForce) moderálásával Kisfalvi Bence (OTP), Gazsó Szabina (Magyar Telekom) és Szente Szabolcs (Egis) arról beszélgettek, hogyan épül be az agilitás a mindennapi működésbe. Az egyes szervezeteknél más-más oka volt annak, hogy belevágtak az átalakulásba. A Telekomnál a versenypozíció megtartása és a munkavállalói elköteleződés volt a fő motiváció. Az OTP-nél olyan szűk keresztmetszetek alakultak ki, melyek gátolták a fejlődést, ezen akartak változtatni. Az Egis-nél arra figyeltek fel, hogy a tech óriások elkezdtek az egészségüggyel foglalkozni, ezért ők gyógyszeripari szereplőként a digitalizáció felé fordultak, és ez együtt járt az agilitással. 
A hierarchia átrendeződésére is különböző módon reagáltak. A Telekom tapasztalata szerint erős középvezetői vákuum keletkezhet, és nagy kihívás megtalálni az új karrierutakat a laposabbá váló szervezeti struktúrában, ahol kevesebb lehetőség van felfelé lépkedni a hierarchiában. 
A résztvevők egyetértettek abban, hogy az átalakulás egy folyamat. Minél többet tudunk, annál több hiányosságot látunk. Folyton meg kell állni és újrapriorizálni. Éppen ezért nehéz megmondani, mikor tekinthetjük befejezettnek az átalakulást. Egy sportos hasonlattal élve: mikor mondhatjuk, hogy tudunk síelni? Amikor lemegyünk egy piros pályán? Nem a framework a lényeg, hanem a folyamatok: meg kell értenünk, hogy miért csináljuk. A testreszabás folyamatosan zajlik. Az agilitással az egyes területek közötti együttműködés is fejleszthető.

Földházi Csaba (ShiwaForce) előadásában arra kereste a választ, hogyan változtatja meg az agilis átalakulás a szerepköröket, és egy projektmenedzser hogyan találja meg a helyét, hogyan kamatoztatja a PM készségeket az agilisban. 

Szintén érdekes témát feszegetett Fodor Andrea (Projektcoach) előadása: át lehet-e utalni a Business Analyst szerepkört PO hatáskörbe? 

Merkl Gabriella és Almási Anett (KPMG)előadása a beszállítókkal való partnerségi viszonyt járta körül. Agilis szerződések ma még nem igazán bevett gyakorlat. Az agilis lényege, hogy rövid iterációval, gyorsan reagál a felmerülő helyzetekre, ami ellentétben áll a fixált árakkal kötött szerződésekkel. Van azonban megoldás, több konkrét példát is hoztak alternatív szerződéstípusokra.

A záró kerekasztal-beszélgetésen Fodor Andrea (Projektcoach) irányításával dr. Beke-Lizák Péter (Robert Bosch), Hegedüs Kristóf (IDBC Creative Solutions), Balaton László (Raiffeisen) és Baczoni Sándor (Profexec) a folyamatokat és a felelősségi köröket igyekeztek tisztába tenni – meglehetősen eltérő véleményekkel. 
Hegedüs Kristóf meglátása az volt, hogy a cél gyorsabbnak és átláthatóbbnak lenni – igazából mindegy, hogy melyik megközelítéssel. Baczoni Sándor szerint az Agile Manifesto, amire sokan hivatkoznak, tulajdonképpen egy frusztrációkiáltvány, és az agilist tönkrevágta az, hogy a szemléletmód termékesítve lett. Amikor agilisról beszélünk, nem csak a keretrendszerről és a munkaszervezési folyamatokról beszélünk.
Balaton László azt tapasztalta, hogy az agilis átalakulás közelebb hozza egymáshoz a csapatokat a cégen belül, és partneri viszony épül a területek között. A vezetők sokszor gyorsaságot várnak az agilitástól, de igazából más a hatásmechanizmus: arra koncentrálunk, ami fontos, és ez a gyorsaság illúzióját adja.
Komoly zavart okoz, hogy ugyanazt a szót használjuk különböző dolgokra, keverednek a fogalmak. Beke-Lizák Péter azt a példát idézte, hogy a természetben nem a legerősebb faj él túl, hanem az, amelyik a leggyorsabban tud a változó körülményekhez alkalmazkodni. Ebben az értelemben az agilis a túlélés és a siker eszköze.

A rendezvény Főtámogatói: 

A rendezvény Arany fokozatú támogatói: 

A rendezvény Ezüst fokozatú támogatói: 

A rendezvény Bronz fokozatú támogatói: 

A rendezvény Médiatámogatója:

A rendezvény Kiemelt szakmai együttműködő partnere: 

A rendezvény Szakmai együttműködő partnerei: