A közszolgálati projektek szép és egyben nehéz terepet nyújthatnak ahhoz, ha igazán láthatót, maradandót szeretnénk a köz javára alkotni. A közvagyont, a társadalmi javakat fejleszteni kifejezetten nemes feladat, akár életcélnak mondható elhivatottságot adhat minden érintett számára. De ha az állami vagyongazdálkodókra vagy a közfeladatellátókra vonatkozó jogi szabályozási környezetet is elkezdjük megismerni ehhez – hiszen a közpénzt elkölteni csak meghatározott beszerzési környezetben lehet, az átláthatóság miatt! -, azonnal hátra akarunk lépni kettőt. Bonyolultnak tűnő közbeszerzési szabályokkal, engedélyeztetési előírásokkal és dokumentációs kötelezettséggel találjuk magunkat szembe, ami elsőre kifejezetten riasztónak tűnhet.

Vajon lehet-e „védekezni” a szabályozott állami projektfejlesztések szigorú követelményrendszere okozta stressz ellen? – tehetnénk fel a kérdést. Ez valójában nem is védekezésre felkészülést, hanem másképp gondolkodást jelenthet számunkra. Két különösen hasznos eszköz áll a rendelkezésünkre, ha a pályán az edzéskor kitűzött és szépen eltervezett sprint helyett végül esetleg gátpályán kell futnunk: az újratervezés (1) és a reziliencia (2).  

Az újratervezés és előkészítés, mint csodafegyver

Mi az Országos Fordító és Fordításhitelesítő Iroda Zrt-nél (OFFI Zrt.) nem szoktunk eltántorodni a kitűzött céloktól, csak azért, mert sprint pályára készültünk, de a startpisztoly durranásakor a függöny egy gátfutási pálya előtt lebben fel. Pedig nem ugyanaz a sportág!

Az állami fejlesztési projektekbe már az elején a beszerzési munkatársat és a jogi és szabályozási ügyekben jártas kollégákat is be kell vonni. Ők fejből tudják az engedélyezési határidőket, és a tipikus bürokratikus hibákat, amiket el lehet kerülni. Így nem hiúsítja meg az eljárás elejét egy hiánypótlás, vagy egy elutasító végzés.  Vagy ha mégis ilyen határozat születik, akkor jöhet a „B-terv”, amelyre alternatívan készültünk, és máris azon haladhatunk tovább. 

A rezliencia és a stratégiai tervezés kéz a kézben jár

A projektekben a kitartást és a változásokhoz való alkalmazkodást a csapattagok, a projektmérföldkövek vagy akár a projekteredmények esetében is kitűzhetjük célként. Ha eltervezzük, hogy egy-két év alatt fejleszttetünk egy egyedi szakmai informatikai rendszert, de az első évben új jogszabályok miatt már egészen másként kell eljárni, egyből tolódhatnak a határidők. Ezért egy rugalmasan kezelt PAD (projektalapító dokumentum) módosítással megfordíthatjuk akár a mérföldkövek sorrendjét: előrébb hozunk egy másik, a beszerzéstől függetleníthető feladatot, vagy az eredetileg külsős közreműködőket közelebb lévő belsős szakértőkre cseréljük. Esetleg dobozos termékekből modulárisan építünk ki egy rendszert az eredetileg eltervezett hosszabb időtávú és drága egyedi fejlesztés helyett. 

Érdemes tehát olykor elengedni eredeti tervünket és helyette a folyton változó külső körülményekre reagálva újra alkotni projektünket. Mindeközben az eredeti végcélt mindig szem előtt tartjuk! Mi ehhez 4 évenként stratégiát készítünk, abban értékeket, elveket fektetünk le, küldetést és víziót alkotunk, eközben pedig a rövidtávú céljainkat akár évről évre módosíthatjuk.

Dr. Németh Gabriella PhD
OFFI Zrt. vezérigazgató
és PMSZ Közszolgálati Tagozat vezető
https://www.offi.hu/hirek