Köszöntöm az Olvasót! Eredeti szándékom az volt, hogy 2022 első mustrájában az ez évre jósolt projektmenedzsment megatrendekről fogok írni. Amikor azonban rákerestem a témára a Google keresőben, kiábrándítóan egyhangú, nekem nem sok újdonságot tartalmazó és persze gyakran az adott poszt írója munkáltatójának termékéhez és/vagy szolgáltatásához köthető gondolatok kerültek elém. Nehéz persze évről-évre újabb bombasztikus bejelentésekkel fenntartani az érdeklődés szintjét, a trendek témájára majd az idei Pulse of Profession jelentés közzététele után fogok visszatérni.

A mostani bejegyzésemben ezért egy olyan témát veszek elő, amiről én azt hittem, hogy örökzöld és megkerülhetetlen; és mégis, a szakmánk tavaly megújuló de facto bibliájában, a PMBOK hetedik kiadásában ez már nem került reflektorfénybe. Ez pedig a projektbeszerzések témája.

A projektek jelentős részében a megrendelő nem rendelkezik sem az elvégzendő munkálatok kiírásához szükséges szakértelemmel, sem a lebonyolításához szükséges tapasztalatokkal, lásd például egy metróvonal kiépítésének a feladatát. Ilyen esetekben több lépcsőben szokták a feladatot elvégeztetni az arra vállalkozókkal, azaz a projekt lebonyolításának talán legfontosabb eleme a szükséges beszerzések kiírása és lebonyolítása.

Egy szakma ismeretei rögzítésének szokásos eszköze egy fogalmi hierarchia használata, ilyesmi volt a korábban használt PMBOK tudásterületek, azokon belül a folyamatok felsorolása. Egy fogalmi hierarchia azonban vakfoltokat is eredményezhet: ha egy „fontos” fogalom „csak” a második hierarchia szinten jelenik meg, az megtévesztheti a területtel ismerkedőket; ha pedig az első szinten sem, az végképp félrevezető lehet. A PMBOK korábbi bontásában például nem jelent meg a „projektmarketing”, vagy a „projektkontrolling” kifejezés, holott mindkettő a saját jogán is széles körben használt és értelmes.

A PMBOK hetedik kiadásáról már írtam tavaly[1], egy hosszabb PMSz podcast is elérhető a témában[2]. A PMBOK-nak a felépítése, a használt fogalmi struktúrája alapvetően megváltozott, többek között már nem használják a tudásterület („knowledge area”) fogalmat, van viszont „projektmenedzsment szakterület” (ez nem hivatalos, saját fordítás, eredetiben „project performance domain”). Szándékosan nem azt írtam, hogy tudásterület helyett lett projektmenedzsment szakterület, mert ennél én jóval összetettebbnek látom a két fogalom viszonyát.

A hétköznapi olvasó a PMBOK fejlődésének csak az eredményét látja az újabb kiadásokban, az egyes változtatások részletes indoklását nem. Ennek praktikus indokai is lehetnek, mert hosszú viták előznek meg egy-egy változtatást. Jómagam a PMSz képviselőjeként tagja lehetek a Magyar Szabványügyi Testület MB256 munkacsoportjának, ahol többek között az ISO projektmenedzsment tárgyú szabványainak a honosítása zajlik. A honosítás jóval egyszerűbb folyamat, mint egy szabvány alkotása, de már ez is számos vitát, egyeztetést igényel, melynek dokumentálása meglehetősen körülményes. Egy változtatás részletes indoklása a végleges változat mellékleteként ugyanakkor segítene az olvasónak abban, hogy megértse annak okát és célját. Lehet, hogy időszerű és szükséges volt a projektbeszerzések (project procurement management) témájának háttérbe szorítása a PMBOK új kiadásában, de én nem látom, mi lehetett ennek az indoka.

A szakterület fogalmát így határozzák meg az új ANSI szabványban: „Collectively, the performance domain represent a project management system of interactive, interrelated, and interdependent management capabilities that work in unison to achieve desired project outcomes.” (The Standard for Project Management, ANSI/PMI 99-001-2021, p. 13). A projektmenedzsment útmutatóban pedig ez áll „Thus, the project performance domain represent a groups of related activities that are critical for the effective delivery of the project outcomes.” (PMBOK Guide, 7^th ed, p.6) Ezek szerint a most használt fogalmi hierarchia első szintjén a szakterületek, a második szintjén egyrészt képességek, másrészt tevékenységek találhatók.

Korábban a projektbeszerzés kérdéseivel önálló tudásterület foglalkozott. Ha sorra vesszük a PMBOK korábbi kiadásait, úgy azt láthatjuk, hogy e területhez

• a hatodik kiadásban három folyamat tartozott, közel 40 oldalban (PMBOK 6 ^th ed, pp. 459-499)
• az ötödik kiadásban négy folyamat tartozott (PMBOK 5^th ed, pp. 355-389)
• a negyedik kiadásban négy folyamat tartozott (PMBOK 4^th ed, pp. 313-344)
• a 2000-es harmadik kiadásban hat folyamat tartozott (PMBOK 2000 ed, pp. pp. 147-158)
• az 1996-os második kiadásban hat folyamat tartozott (PMBOK 1996 ed, pp. pp. 123-133)
• az eredeti, 1987-es kiadás sajnos nincs meg nekem; az 1996-os kiadás B melléklete szerint a projektbeszerzés tudásterülete a Project Management Journal-ban 1986 augusztusában közzétett és vitára bocsátott tervezetéhez képest került be a PMBOK-ba.

Ezzel szemben a beszerzés témáját az új projektmenedzsment útmutató tervezés szakterületében, a 2.4.6 alfejezetben találjuk egyetlen bekezdésben, hat mondat terjedelemben (lásd PMBOK Guide, 7^th ed, p. 65); illetve a projektmunka lefolytatása szakterület 2.5.6 alfejezetében van még durván kétoldalnyi leírás („2.5.6 Working with procurements”, PMBOK Guide, 7^th ed, pp. 74-76). Található persze még elszórtan bőven utalás a műben a beszerzés témájára, fókuszáltan viszont nem jelenik meg.

A beszerzési folyamatok leírásában anno tárgyalták a különböző beszerzéslebonyolítási módokat, az ajánlatkérések fajtáit, a tárgyalási technikákat, az ajánlatok közötti választás lehetséges szempontjait és technikát, a szerződésekben használatos elszámolási módokat, a szerződés teljesítése követésének módjait, a szerződések lezárásának kérdését. Összetett és gazdag tudásterületről volt tehát szó, ami az új kiadásban mégsem kapott kiemelt helyet. Hogy miért, arról sajnos csak találgatni tudok; az optimista megközelítés szerint a beszerzést annyira fajsúlyos és önálló témának vélték a szerkesztők, hogy annak külön publikációban van vagy lesz a helye. Magyarországon (és világban szokásosan) a közbeszerzés kérdéseit jogszabályban rendezik, akár (mint nálunk) önálló egyéni minősítési rendszerrel[3] megtoldva.

Én számos (köz)beszerzés lebonyolítását láttam közelről; higgyék el, kemény dió. Nekem még akkor is hiányzik ennek a témának hangsúlyosabb tárgyalása a PMBOK hetedik kiadásából, ha a mű szerzői kifejezetten hangsúlyozzák, hogy a korábbi kiadások folyamat-alapú megközelítése továbbra is „releváns marad”. Attól tartok, hogy az új kiadás fogalmi hálója el fogja feledtetni a korábbiak tartalmát.

Klimkó Gábor