PMSz Tonik - Hogyan ne hagyjunk ki senkit egy projektből?

Stakeholder gyűjtögetés a valóságban

Jómagam is szeretném tudni, hogy hogyan nem hagyunk ki érintetteket egy 50-80-120 fős projektből. Nekem még nem sikerült ezt 100%-ban teljesítenem. Valaki MINIDG kimarad… aki aztán megsértődik, megharagszik, agresszív lesz, örül neki… egészen változatosan tudnak reagálni az emberek.

Fontos, hogy minél teljesebb legyen a „stakeholder-csokor”, éppen ezért több módszerrel próbálom csökkenteni a kihagyás kockázatát.

1. Szponzorral való egyezetés – legkézenfekvőbb. Beszéljük át a Szponzorral a célt, a scope-ot, a projektszervezetet, feladatokat, és már ki is derül, hogy kikre van hatással a projekt. Nah. Őket kell bevonni. Ha esetleg úgy érezzük, hogy ez még nem teljes, menjünk tovább.
2. Organigram – vegyük elő a szervezet (friss!!!) organigramját és merengjünk kicsit rajta. Miután azt gondolom, hogy nem fogok új szereplőt találni, mindig meglepődök. A szervezeti struktúra átnézése után mindig van 2-5 további fontos szereplő, akit találok.
3. Üzemi Tanács – ez is megesett már velem, hogy elfelejtettem az Üzemi Tanácsot bevonni. Tanuljatok a hibámból. Ahol van ilyen vagy másmilyen tanács, érdekszervezet, nézzétek meg, hogy érintett-e.
4. Érintett projektek – látogasd meg a portfólióban lévő projektek vezetőit és beszélgessetek egy kávé mellett. Amúgy sem árt jóban lenni velük. Biztos, hogy innen is ki fog esni 1-2-3 ember, akit érdemes néha tájékoztatni, bevonni.
5. ÜGYFÉL – Ha eddig nem jött volna elő – ami szomorú lenne – akkor vegyük fel az ügyfelet is a listánkra. (Annak fejtegetésébe most nem megyek bele, hogy ki az ügyfél, és hogy a belső ügyfél ügyfél-e.)
6. Külső szervezetek, hatóságok – Hát igen. Néha még a szabályozó, olykor bírságoló hatóságokat is képesek vagyunk lehagyni a stakeholder térképről. Ne tegyük!
7. Saját józan paraszti eszünk – Ebben mindig bízzunk! Ha úgy érezzük, hogy valaki vagy valami lemaradt, menjünk utána, kérdezzünk rá. Később csak gond lesz belőle. Előzzük meg!

És ne feledjük! A környezet, a szervezet, az érintettek köre jelentősen változhat a projekt időszaka alatt. Kutassunk újra és újra a bevonandó személyek után és kössük őket is a stakeholder-csokorba. Projektvezetőként folyamatos feladatunk van velük az üzleti siker érdekében.  

Borbényi Katalin, Év Projektmenedzsere Díj 1. helyezett, 2019.

Korábbi posztjainkat itt érheti el:

• Adom a szikét, te csak vágd le!
• De mi legyen a KVfőzővel?
• IT fejlesztések és az FTE kapcsolata
• Beteg lett a gyerek. Most mit csináljak???