Ne félj módosítani a projektszervezeten!

Alapból úgy működök, hogy nem szeretek egy-másfél évnél hosszabb projekteket tervezni, vezetni. Elfáradunk, elmegy a fókusz, és túl sok minden változik ennyi idő alatt a projektek környezetében. Inkább kevesebbet, de azt gyorsan csináljunk meg. Még így is, hogy max másfél éves távokra tervezek, előfordul, hogy legalább egyszer újra kell gondolni a projektszervezetet, a kommunikációt és a működés alapjait.

Sokat gondolkodtam azon, hogy mire vezethető vissza, hogy nem időtállóak az általam felépített szervezetek. Egy rossz tervezés eredménye? Valamit nem vettem észre az elején? Vagy a projektek természete, hogy megkövetelik az átváltozást?

Az elmúlt néhány évre visszatekintve a következő okok miatt terveztem és szerveztem újra a struktúrát menet közben:

1. Éven átnyúló projekt esetén simán előfordul, hogy a költségvetés máshogy alakul egyik évről a másikra. (Tudom, hogy ez nálatok nem fordulhat elő J) Ha a tervezettnél több vagy kevesebb jut az az évi büdzséből, akkor bizony érdemes ehhez a kerethez húzni a célokat. Ez okozhat karcsúsítást vagy növekedést a már zakatoló projektszervezetben.
2. Bizonyos mérföldkövek elérése indokolja, hogy karcsúsítsunk a korábban megálmodott szervezeten. Nem kell felesleges embertömegeket magunkkal cipelni, ha már a feladat elvégzett.
3. Tudom, hogy szintén nem fordulhat elő veletek, de bármilyen scope módosulás (bővülés és csökkenés) esetén érdemes újragondolni a struktúrát a hatékonyság jegyében.
4. Ha szerencsések vagytok, akkor már biztosan volt részetek szponzor váltásban. Általában az új szponzornak egészen más elképzelése van a jövőről, mint elődjének. Nincs kérdés, módosítani kell az új(abb) jövő érdekében.
5. A személyi és szervezeti változások is eljuthatnak oda, hogy a projektszervezet újragondolását igénylik.

Bármi is legyen az ok. Ha úgy érzed, hogy akadozik a kommunikáció, már feleslegesen mozgatsz embereket, eltűntek a támogatók mögüled, nem kaptál elég forrást, nem kellően dübörög a csapat, akkor ne félj átalakítani a projektszervezetet. Kapd szét az elemeket és rakd össze őket újra úgy, hogy a lehető legnagyobb hatékonysággal tudj működni az ÜZLETI cél érdekében. Sok meló, nagy feladat. De megéri!

Borbényi Katalin, Év Projektmenedzsere Díj 1. helyezett, 2019.

Korábbi TONIK blogjainkat itt éred el:

• Adom a szikét, te csak vágd le!
• De mi legyen a KVfőzővel?
• IT fejlesztések és az FTE kapcsolata
• Beteg lett a gyerek. Most mit csináljak???
• Hogyan ne hagyjunk ki senkit egy projektben?
• Megbízólevelek hatalma
• Motiválj! Jó. De hogyan?