Korábban az időmenedzsmentről szóló tippeket, videókat és könyveket csak úgy faltam. Mára rájöttem, hogy tökéletes úgysem lesz a naptáram… Annyit talán nyertem, hogy van már pár módszerem, amit kialakítottam annak érdekében, hogy a legtöbb esetben felkészült legyek a megbeszéléseken.

Íme néhány példa a gyakorlatból, hogyan veszem rá magam és másokat, hogy időben érjenek oda egy projekt feladathoz, jó minőségű dokumentum elkészítéséhez. Ezek a módszerek segítenek engem abban, hogy a megbeszéléseim hatékonyak legyenek, és időt nyerjek ott, ahol csak tudok.

1. A nagyobb köveket előre berakom a naptárba és visszaszámolok. Pl. egy projekt review már hetekkel, hónapokkal előtte benne van a naptárban. Persze vezetői naptárakkal egyeztetve.  Az időpont előtt 2 héttel már összehívom a csapatot a review anyag összeállítása miatt és közösen meg is tervezzük. És az esemény előtt 3-5 nappal ott villog, hogy „Review anyag elküldése a vezetőknek”. Szóval senkit nem érhet váratlanul, hogy „de hát még anyagot is kell csinálni”. Egy szó, mint száz: egy review megtartása kb. 3-5 naptárbejegyzésből tevődik össze.

2. Ezek csak memo bejegyzések… Ahhoz, hogy egy-egy dokumentum, előadás, vezetői prezentáció elkészüljön saját magam és mások naptárába is bekerül egy bejegyzés. „Eddig a napig kell az XY dokumentumot elkészíteni. Ez csak memo. Nem találkozunk.” Mindig megkérdezem a kollegákat, hogy ez a bejegyzés zavarja-e őket. A legtöbbször az a mondás, hogy ez inkább segítségükre van. Sőt! Azért tudom, hogy a módszer működik, mert mások is alkalmazzák már ezt a „figyelmeztető” módszert.

3. A heti státusz riportokról is külön értesítem a kollegákat. „Ne feledjétek, hogy kedden tartjuk a heti státuszt. Hétfőn délig kérem szépen megküldeni az összefoglalókat…”. Vagyis még a heti státuszt is a megbeszélés előtti időpontra kérem be. Ha csúszás van, akkor is van még legalább 12 óránk pótolni. (Nyilván ilyenre sosem kerülne sorJ)            

4. Az előre megírt memo esete. Ha tudom, hogy másnap 6-7 megbeszélésem lesz és mindegyikről memot kell írnom, akkor előre előkészítem a memo tartalmat, kérdéseket, fejezetteket... Jókat szoktam nevetni, hogy „előre írok memot”. Persze ez nem igaz, de amit tudok, azt már előre leírom. Ezzel gyorsítom is a megbeszélést, és fel is készülök.

5. Inspirációs ábrák, kérdések, felvetések… Néha, amikor épp útkeresésben vagyunk egy témát illetően, nem szeretek úgy „workshopolni”, hogy csak probléma-felvetés van és nincsenek javaslatok a megoldásra. Éppen ezért, ha ilyen megbeszélést tervezek, akkor előre küldök egy „inspirációs” anyagot, ábrát, leírást vagy egy sor kérdést, amin a megbeszélésig lehet gondolkodni. Ezekre választ úgymond nem várok. Épp elég, ha dolgozik a kollegákban az adott topic. Hiszek abban, hogy ezzel a módszerrel rövidebb idő alatt fog megoldás születni az adott kihívásra.

Az általam felépített modell eléggé támadható. Nincs benne „projekt-szoftveres” támogatás, és rendkívül időigényes is. A jó hír az, hogy működik és bár a kollegáknak fáj olykor-olykor, hogy emlékeztetem őket egy közelgő eseményre, de a végén belátják, hogy valóban kellett rá a felkészülési idő. Én így biztosítom a folyamatos felkészültségemet a projektek vezetése során.

Borbényi Katalin, Év Projektmenedzsere Díj 1. helyezett, 2019.

Korábbi TONIK blogjainkat itt éred el:

Adom a szikét, te csak vágd le!

De mi legyen a KVfőzővel?

IT fejlesztések és az FTE kapcsolata

Beteg lett a gyerek. Most mit csináljak???

Hogyan ne hagyjunk ki senkit egy projektben?

Megbízólevelek hatalma

Motiválj! Jó. De hogyan?

Átváltoztatás

Vigyázz, mert összeültetlek

Itt az új sapkád a másik mellé

A feleslegessé vált háziasszony szerepe

Nem elég érezni. Tenni is kell valamit.

A zombik köztünk vannak

A mindig új fészek