Írd le az új munkakört, hogy mindenki megértse!

A mátrix szervezetekről sokat olvastunk már. Szeretjük őket minden előnyükkel és hátrányukkal. Az elmúlt években főleg mátrix projektszervezetekben dolgoztam és itt égettem magam sebesre. A mátrix süt! Főleg akkor, ha nem definiáljuk benne jól a szerepeket, feladatokat, hatásköröket. A sérülések megszerzése közben azonban némi tapasztalatra is szert tettem szerencsére.

Egyik nagy(obb) bakim a Polgári törvénykönyv biztosításokat is érintő változása körül volt. Több száz biztosítási feltételt, nyomtatványt és ügyfél levelet kellett újra szabni. Az egyik munkatárs kulcsszereplő volt ebben. Neki a hierarchikus szervezetben az „A” típusú biztosítási termékekkel volt feladata napi szinten.  Meg is beszéltem vele, hogy A-tól Z-ig minden levelet és dokumentumot ő fog össze bármilyen termék is az. Mivel rutinos volt ebben a munkában nem jártam a nyakára, mert úgyis tudja a dolgát. Ezt ő maga kérte is, hogy ne zaklassam. Néha a folyosón megkérdeztem, hogy mi és hogy halad. És az volt a válasz, hogy minden oké, az írásos státuszt meg majd küldi, csak nem volt ideje. Hát jó.

Pár hét után már rossz érzésem volt. Leültem mellé, hogy mutassa már meg, hogy mi is történik a fekete dobozban pontosan. Akkor jött ám a nagy döbbenet. A munkatárs valóban haladt. Haladt azokkal a termék-levelekkel, melyekkel amúgy is foglalkozik minden nap. Vagyis az „A” típusú termékeket érintő változásokkal. Az az információ elkerülte a figyelmét, hogy én A-tól Z-ig, vagyis minden termék tekintetében kértem a feladat összefogását. Igen. Olyan termékekét is, ami nem tartozik hozzá a napi működésben. Jaj! Az a bizonyos dobozon túli lét mennyire fájdalmas!!! Nem mondtam neki, hogy új sapkája van…

Ezen a kis „aprócska bakin” átjutva az alábbiakra jutottam:

• Már a kick off előtt minden (kulcs) projekt szereplővel leülök és átbeszélem egyesével a PROJEKT feladatokat. Jelentős időt szánva erre.
• Felhívom a figyelmüket, hogy hol kell új feladatot, hatáskört (vagyis új sapit J) felvenni és hol törünk ki a szokásos hierarchikus dobozból. Ezt tisztába kell tenni! Meg kell érteni ezt pontosan.
• Írok egy elég részletes, „új munkaköri leírást”, ami a projektben alkalmazandó. Ezt validáltatom az érintettekkel.
• Az új munkaköröket a kick off meetingen kivetítem és hivatalosan át is adom.

Nem mondom, hogy nem futok néha mellé, de jelentősen le tudom csökkenteni a hibázások számát. Ne gondoljuk, hogy alaptudás a projektben, mátrixban való gondolkodás, a másnak való feladatok kiosztása, a nem a hierarchikus főnökömnek való beszámolás… Kultúra függő, hogy ebben ki és hol tart.

A szereplőknek nem egyértelmű, hogy kinek és mi a feladata a projektben. Tegyük tisztába! Írjuk le, mondjuk el! Meg kell szokni az új sapkát.

Borbényi Katalin, Év Projektmenedzsere Díj 1. helyezett, 2019.

Korábbi TONIK blogjainkat itt éred el:

• Adom a szikét, te csak vágd le!
• De mi legyen a KVfőzővel?
• IT fejlesztések és az FTE kapcsolata
• Beteg lett a gyerek. Most mit csináljak???
• Hogyan ne hagyjunk ki senkit egy projektben?
• Megbízólevelek hatalma
• Motiválj! Jó. De hogyan?
• Átváltoztatás
• Vigyázz, mert összeültetlek