Azt tudjuk, hogy a projektalapító okiratba (PAO) sok mindent leírhatunk és ezt jó projektvezetőként meg is tesszük.  Definiáljuk ebben a scope-ot, az eszkalációs rendet, kommunikációs terveinket… A PAO-t általában kiegészítem egy olyan résszel, ami a nagyon részletesen definiálja azokat az elveket, melyek mentén a projektcsapat dolgozni fog a következő hónapokban. Arra is volt példa, hogy egy külön dokumentum született az elveinkről, amit ugyan vérrel nem írtunk alá (lehet kellett volna… :)), de mindenkinek volt lehetősége beleszólni, átírni. Hiszem, hogy a közösen lefektetett és LEÍRT szabályok segítik a közös munkát és a gyors összeszokást, csökkentik a rendszerben lévő feszültséget. 

Az utolsó nagyobb projektem projekt elvek c. önálló dokumentuma az alábbi fejezeteket tartalmazta:

1. Feladatok priorizálásnak elve a projektben. Mivel mindenhol erőforrásszűkében állunk, ezért a csapatnak tudnia kell jól és racionálisan priorizálni. Ehhez támogatást adhat a business value számítás, amit mind az üzleti, mind pedig az IT-t érintő feladatokra ki kell számolni. A számok nem hazudnak. Nagymértékben megkönnyíthetik a priorizálási sorrendet.
2. Üzleti megrendelők és stream vezetők feladatainak pontos definiálása. Kvázi a munkaköri leírásuk ez az adott projektben. Hiszem azt, hogy a projektben újra kell értelmezni a szerepeket és ennek megértése nem minden esetben természetes. (Erről írtam már egy előző blogban: Hírek - Magyar Projektmenedzsment Szövetség (pmsz.hu)) Koppanhatunk, ha ez kimarad.
3. Üzleti és IT területek együttműködésének a „rendje”. Ezt a részt kiemelten érdemes letisztázni. Lehet, hogy a „szokásos” együttműködés nem lesz megfelelő a projektnek, és új szabályok mentén kell együttműködni. Ebben a részben még arra is kitértünk, hogy egy IT fejlesztés státuszát hogyan fogjuk jelölni és mit értünk rajta pontosan. Ezzel elkerüljük (csökkentjük) a magyarról magyarra fordítást és ennek hátulütőit.
4. IT alkalmazások tesztje és folyamattesztek témakörének a lefedése kardinális. Megint azt mondom, hogy jó lehet az „így szoktuk” elv, de én ennél többre vágyom. Pontosan tudni szeretném, hogy ki ír tesztelési tervet, ki írja a teszteseteket, ki és mikor tesztel… igenis! Állapodjunk meg benne, hogy minél kevesebbet hibázzunk.  Biztosítsuk be magunkat üzleti és IT területen is.
5. És ha kellően tökös lennék, akkor csinálnék egy fejezetet arról is, hogy mi a szponzor feladata, hatásköre és szerepe a projektekben. De valahogy ez a rész mindig kimarad…

Sokak számára furcsa lehet ez az elv-gyűjtemény. És az is, hogy ez egy demokratikus dokumentum. Szerintem kell, hogy mindenki beletegye a saját részét, és magáévá tegye a közös játékszabályokat a siker érdekében. Ne legyünk restek leírni, kérdezni, validáltatni, bevonni a csapatot! Vérszerződés nem kell talán, de az elvek határozott elfogadása minden projekt tagtól elvárt.

Borbényi Katalin, Év Projektmenedzsere Díj 1. helyezett, 2019.

Korábbi TONIK blogjainkat itt éred el:

• Adom a szikét, te csak vágd le!
• De mi legyen a KVfőzővel?
• IT fejlesztések és az FTE kapcsolata
• Beteg lett a gyerek. Most mit csináljak???
• Hogyan ne hagyjunk ki senkit egy projektben?
• Megbízólevelek hatalma
• Motiválj! Jó. De hogyan?
• Átváltoztatás
• Vigyázz, mert összeültetlek
• Itt az új sapkád a másik mellé
• A feleslegessé vált háziasszony szerepe
• Nem elég érezni. Tenni is kell valamit.
• A zombik köztünk vannak
• A mindig új fészek