Belépés
“A fő szabály, hogy reméld a legjobbat, és készülj fel a legrosszabbra!” A Bourne ultimátum című film első pár percében Ezra Kramer CIA igazgató mondata örökre bevéste magát az emlékezetembe és azóta is ez a mottóm. És hogy mikor alkalmazom? Szinte mindig, de leginkább a tervezés és a kockázatkezelés során. És eddig még mindig bevált!
Tudom, sokféle projekttel találkozunk a munkánk során, de egy dolog biztosan közös mindegyikben. Előbb vagy utóbb jön az első pofon: Ja, nem erre gondoltunk. Ezt kihagytuk a számításból. Erre nem számítottunk. Ezt másként értettük. Ez tényleg AZT jelenti? Nyilván mindenkitől megérkeznek a számonkérő kérdések és egyértelmű, hogy ilyenkor mindig a projektvezető a hibás (már csak a Jocko Willink féle “extrém ownership miatt is)!
Az ilyen tapasztalatok miatt van az, hogy bár mindig hiszem, hogy a projekt sikeres lesz, a megvalósításnál mindig a legrosszabbra készülök. Vagyis a feladatoknál ráhagyással tervezem a határidőket és olyan sorokat is beszúrok, mint például a dokumentum jóváhagyása. Ez tipikusan egy olyan lépés a folyamatban, amit sokan rendszeresen kihagynak a számításból, pedig egyrészt az lehet az alapja egy mérföldkő befejezésének, másrészt sajnos elég ritka, hogy egy iromány az első verzióban elfogadásra kerül, a végleges tartalom elfogadása viszont elhúzódhat. Az extra napok egyébként akkor is jól jöhetnek, ha valami váratlan feladat vagy egy CR (change requiest, követelmény-változás) jön közbe. Ezek szinte mindig felbukkannak, viszont ha már eleve számolunk velük, a tartalék idő segíthet abban, hogy a véghatáridő teljesülni tudjon vagy minimalizáljuk a csúszást.
Ugyanígy érdemes felkészülni a költség vagy az erőforrás tervezésnél is, érdemes itt is tartalékot képezni. Ha netán nem következik be a legrosszabb vagy valamilyen oknál fogva nem kell felhasználni a tartalékot (pl. sikerül jobb árat kialkudni a szállítótól), akkor esetleg a megtakarított összeget a projekt továbbfejlesztésére lehet felhasználni, de akár a projektcsapat jutalmazására is futhatja belőle.
A másik terület, ahol mindig a legrosszabbra készülök, az a kockázatkezelés.
Projektvezetőként nyilván senki sem jövőbe látó guru, mégis a kockázatok összegyűjtésénél olyan eseteket is figyelembe szoktam venni, amik nem tények, csupán eshetőségek. Ebben a tekintetben pesszimisták előnyben! Ha valaminek a bekövetkezésére halvány esély van, én számolok a lehetséges következményekkel és felkészülök. Nyilván itt nem arra gondolok, hogy evakuálási tervet készítek vulkánkitörés esetére, de például az eszközök szállításánál mindig számítok arra, hogy csúszás lesz vagy nem tudja szállítani a szállító a kiválasztott eszközt, esetleg nem áll időben rendelkezésre a szükséges szakértő.
A tervezésnél én szeretem bevonni a csapatot a közös gondolkodásba, hiszen mindenkinek mások a tapasztalatai és a korábbi projektek tanulságait is érdemes felhasználni. Ne feledd, ha mindenre (is) felkészülsz, rajtad már nem fog múlni a projekt sikere! Légy körültekintő és készülj a legrosszabbra, hogy a legjobb történjen.
Dr. Iszály Mónika írása
2020-ban az Év Projektmenedzsere
Korábbi TONIK blogjainkat itt éred el:
Magyar Projektmenedzsment Szövetség
1041 Budapest Görgey Artúr út 73-75/b
+36 30 723-1788
info@pmsz.hu
