Hírek

PMSz Tonik - És te arányos vagy?

2021. október 07.

Mennyire? 

Volt egy főnököm, akitől sokat hallottam, hogy „fontos az arányérzék, és ha tudatosan használod, akkor jelentősen könnyebb lesz az életed.” Sokat előkerül ez a kifejezés ma is az életemben.

A mindennapi munkámban, mint a PM-eknek általában, fontos szerepet kap a tervezés, de nemcsak a munkámban. Bölcs főnökömtől azt is sokat hallottam: „csak azt kell tervezni, ami szűkös, amiből van elég ott nem érdemes a tervezésre energiát pazarolni.”

Sajnos van néhány alapvetően fontos dolog, ami jellemzően szűkösnek mutatkozik, jól kell beosztani: az idő és pénz biztosan ezek közé tartozik. Tervezem a projekteket, pl. ütemezést, költségvetést, de tervezem a megbeszéléseket, vagy a saját szabadságom, stb.. Ez sokszor iteratív módon megy, több lépésben halad előre, vagy lép hátra 🙁 .

Ha sikerül az elején eltalálnom a megfelelő arányokat, azaz arányosan tervezni, gyorsabban jutok a végére és jobb lesz az eredmény.

Miről is beszélek: Ha egy 1 éves projekt előkészítésre nem marad csak egy hét, akkor arról utóbb biztosan kiderül, hogy nem állt arányban és sok galibát okoz.

Ha egy 1 órás megbeszélésen 5 perc felvezető lett volna célszerű, de 20 perc lesz belőle, akkor a végét aránytalanul gyorsan kell lezárni, esetleg eredménytelen lesz a megbeszélés (nincs döntés, nincs konkrét feladatkiosztás, nem kapott mindenki szót, akinek fontos lett volna a szava, stb.).

Ha egy 45 perces megbeszélésre 15 kollégát sikerül meghívnom, egy-egy kollégára aránytalanul kevés idő jut, vagy egyáltalán nem jut, és a kis aránytalanság nagy sértődésekhez vezethet. 
Ha már eltelt a nyár az évből és még mindig aránytalanul sok a szabadságom, akkor van esély, hogy nem jól tudom felhasználni, ráadásul a család is elégedetlen.
Ha aránytalanul túl hosszúak a megbeszélések vagy a levelek, elvesztik a kollégák az érdeklődésüket, akár demotiváló is lehet, pedig mennyi energia ment rá… teljesen feleslegesen!

A helyes arányok nem objektívek. Függ a kollégáktól, a cég kultúrától, a szárnyaló projektek helyzetétől, egy szponzori beavatkozástól, egyszóval mindentől, de azért vannak hüvelykujj szabályok…pl. a 20-80, vagy az 33-66, vagy a… 0-100, de lehet, hogy a 33-33-33 segít…

Gondold át az arányokat! Kis energia, nagy haszon. Kevés olyan módszer van, amivel egyszerre növekszik a hatékonyság és elégedettség is. Ezzel a módszerrel könnyebb lesz az élete az ügyfeleknek, a projekttagoknak, talán még a bölcs vezetőknek is.

Kovács Endre, 2014-ben az Év Projektmenedzsere

Korábbi posztjainkat itt érheti el: