Hogyan (ne) csináljunk magunknak pluszmunkát a projektekben (sem)?

Évszakváltás lévén a lakásdekort is frissítettem. Gyékény torzsavirágzatot tettem az egyik padlóvázába. Mielőtt lakásba kerülnek ezek a termések kezelni, lakkozni kell, különben…
Tudtam, hogy meg kell csinálni, de megakasztotta volna a lendületemet. Elő kellett volna keresnem a rögzítő lakkot, várni a száradásra, bla-bla-bla. Én viszont látni akartam az eredményt, az étkező sarkában. A kompozíciót.
A növény rövid időn belül megadta magát a természet hívó szavának, elhullatta a magokat – gyakorlatilag szétrobbant. Millió szálldosó apró szösz formájában beterítette a lakást.

Kihagytam egy ránézésre időrabló lépést, mert gyorsabban szerettem volna eljutni a látványos eredményig.
Tegyük a kezünket a szívünkre kedves projektvezetők. Ugye ti sem mindent a nagykönyv szerint csináltok meg??? Pl. ott a projekt adminisztráció. Rögzíteni, jelentéseket, riportokat, megállapodásokat körmölni, memót írni… Nem túl látványos, időnként szöszölős, „nemszeretem” feladat, amikor haladni szeretnék!

Én már hagytam ki néhány lépést a projektek környékén is, viselve a következményeket. 

1. Feladatok, felelősök pontos meghatározása és a megállapodások rögzítése
   Úgyis mindenki tudja, hogy mi a dolga, nem? (Nem J) Különböző csoportokból, területekről érkező csapattagok eltérő munkakultúrával, szokásrenddel érkeznek. Ebben a felállásban lehet, hogy más alapelvek szerint működünk, itt mások a szabályok. Időt kell fordítani arra, hogy ezt mindenki megértse. És többek között, le is kell írni.
2. Memók
   Ha leírva látom/látjuk, könnyebben felidézhető, hogy mit is határoztuk meg, tényleg így hangzott-e el, ebben állapodtunk-e meg. Nem mellesleg mérséklődik a szubjektív emlékezetet hatása.
3. Elhangzott, meghatároztuk, megállapodtunk – töltsem az értékes időmet jegyzőkönyvek gyártásával??? Nah még mit nem?!
4. Kommunikáció
   Ki, kivel, mit, mikor, hol, milyen eszközzel? Folyamatosan informáljunk mindenkit a lépésekről, részeredményekről vállalva az elunás lehetőségét, vagy csak a végén, lehetőséget teremtve ezzel a fél információknak, összeesküvés-elméleteknek?
   Az alaptétel: nem az az üzenet számít, amit elküldtél, hanem ami megérkezik!
   A nem jól tervezett, elnagyolt tájékoztatás is sok koszt és nagy káoszt képes produkálni.

Visszatérve a lakásdekorra… most romeltakarítok, porszívózok, törölgetek. Ahelyett, hogy valami értelmes dologgal, hatékony munkavégzéssel tölteném az időmet.
Azt legalább jól megjegyzem, hogy látszólagos időmegtakarítás érdekében nem érdemes lépéseket kihagyni, hacsak nem akarok még hónapok múlva is apró szöszöcskéket (csontvázakat? J) szedni magam után. Igaz ez a lakásdíszítésre és a projektmunkára egyaránt.

Süle Andrea, fejlesztési szakértő írása

Korábbi TONIK blogjainkat itt éred el:

• Adom a szikét, te csak vágd le!
• De mi legyen a KVfőzővel?
• IT fejlesztések és az FTE kapcsolata
• Beteg lett a gyerek. Most mit csináljak???
• Hogyan ne hagyjunk ki senkit egy projektben?
• Megbízólevelek hatalma
• Motiválj! Jó. De hogyan?
• Átváltoztatás
• Vigyázz, mert összeültetlek
• Itt az új sapkád a másik mellé
• A feleslegessé vált háziasszony szerepe
• Nem elég érezni. Tenni is kell valamit.
• A zombik köztünk vannak
• A mindig új fészek
• Projekt elvek
• A zoknis fiók
• A felkiáltójel kérdőjellé görbítése
• Reméld a legjobbat és készülj fel a legrosszabbra
• Gyémántfényezés
• Egy paradicsomi technika
• És te arányos vagy?  
• Kinek van igaza?
• A nagy pénzrablás
• Product scope & project scope